Labelwin PDF-Archiv

Labelwin bietet neue PDF-Funktion an

PDF-Archiv LabelwinMit der neuen PDF-Funktion in der Softwarelösung Labelwin können nun Rechnungen, Angebote usw. bei der Druckausgabe gleichzeitig als PDF abgelegt werden. Auf den ersten Blick erscheint diese Möglichkeit vielleicht banal, aber die Vorteile sind enorm.

Wie war es bisher? Wenn ein Kunde nach der Mahnung angab, die Rechnung nie erhalten zu haben, musste man sie aktivieren und den Druck erneut auslösen.

Dabei kommen bei einem guten Programm diverse Fragen:

ob die Rechnung wirklich erneut ausgedruckt werden soll

ggf. muss sichergestellt werden, dass nur bestimmte Mitarbeiter die Rechnung ändern dürfen

es muss entschieden werden, ob die Eintragung im Rechnungsausgangsbuch überschrieben werden soll (was bei einer Änderung ja wichtig ist). Letzteres ist natürlich nur möglich, wenn die Rechnung noch nicht an die Fibu übergeben wurde.

Blitzschnell erneut drucken

Mit der Ablage als PDF dagegen kann eine Rechnung blitzschnell erneut gedruckt oder per E-Mail versandt werden. Zusätzlich können die Rechnungen nun zusammen mit den Buchungs-Datensätzen dem Steuerberater gegeben werden, damit dieser sie bei Unklarheiten sehen und ggf. auch bei der Datev archivieren kann.

Auch die eigene Ablage in einem digitalen Archiv wie zum Beispiel dem bei Labelwin eingebundenen Archivierungssystem ELO Digital Office kann zentralisiert werden. Alle Mitarbeiter können Rechnungen drucken, und die erzeugten PDFs werden auf einem festgelegten Arbeitsplatz automatisch archiviert. Das spart Einrichtungsaufwand. Die Ablage als PDF ist natürlich bei allen Druckausgaben möglich – auch bei Bestellungen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen usw..