Dokumentenverwaltung

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Dokumente können mit den verschiedensten Vorgängen im Programm abgelegt werden und stehen an allen entsprechenden Vorgängen zur Verfügung – z. B. Adressen, Aufgaben, Projekte, Kundendienstauftrag. Die Abbildung zeigt beispielhaft in einem Projekt die Liste der Dokumente – quasi das Projekt-Inhaltsverzeichnis.

Es können verschiedene Dokumenttypen abgelegt werden:

  • ein Word-Dokument
  • eine E-Mail
  • ein Angebot
  • eine Notiz zur Terminabsprache
  • ein Foto
  • ein Fax
  • ein gescannter Brief
  • weitere Dokumente aus Labelwin (Auftragsbestätigung, Aufmaß, Rechnung)
  • ein Windows-Ordner mit vielen Fotos
  • eine Windows-Ordnerstruktur zur strukturierten Ablage von Dokumenten nach DIN 9001
Labelwin Dokumentenverwaltung

Durch Markieren eines Eintrages und Betätigen des Knopfes „Bearbeiten“ kann das hinterlegte Dokument erneut in Bearbeitung genommen werden. Das gilt auch für Word-Dateien, für in Excel erstellte Tabellen, für Fotos und so weiter.

Die Dokumentenverwaltung ist in allen Labelwin-Paketen enthalten.

Ablage von Fremddokumenten

Drag & Drop: Sie können beliebige Dateien mit der Maus aus dem Explorer einfach herüberziehen und auf der Maske fallen lassen. Damit wird das neue Dokument automatisch in das gewählte Projekt eingebunden. So legen Sie schnell Fotos, gescannte Briefe, Badplanungen, Rohrnetzberechnungen usw. in der Dokumentenverwaltung von Labelwin ab. Über die umfangreichen Suchmöglichkeiten kann ein solches Dokument einfach wiedergefunden und per Doppelklick bearbeitet werden.

PDF-Druckablage: Es ist auch möglich, den Druck aus einem x-beliebigen Programm heraus als PDF im Labelwin abzulegen. Damit kann z. B. das Ergebnis einer Berechnung für alle Anwender zur Verfügung stehen, obwohl das Berechnungsprogramm nicht bei allen installiert ist.

Einbindung der Office-Programme

Word: Die meisten Anwender schreiben Briefe und Formulare mit Word. Innerhalb von Labelwin wird Word nicht separat gestartet, sondern ist voll integriert. Sie wählen einen der vielen Mustertexte, die Sie selbst mit Word erstellen können. Sie haben Schlüsselworte für die Adresse, die Anrede, die Projektnummer und weitere Projektinformationen. Der Mustertext wird kopiert und die Schlüsselworte durch die echten Informationen ersetzt. Machen Sie sich keine Gedanken um den Speicherpfad: Worddokumente können per Doppelklick aus Labelwin heraus geöffnet werden.

Excel: Mit der Excel-Tabelle verhält es sich gleichermaßen. Man wählt eine Vorlage aus, die auch komplett leer sein kann, ggf. werden vorhandene Schlüsselworte für die Projektinformationen ersetzt und Excel wird gestartet.

Outlook: Eingehende E-Mails können direkt aus Outlook heraus im Labelwin abgelegt werden. Sie stehen dann allen Anwendern zur Verfügung.

Die digitale Bauakte

Im Projektmanagement von Baustellen gibt es immer wieder dieselbe Situation: Den Mitarbeitern auf der Baustelle fehlt die letzte Planung und es wird nach einem überholten Plan gearbeitet. Oft fehlen wichtige Informationen und auf der Baustelle wird improvisiert oder das Büro muss Unterlagen per E-Mail schicken. Wenn bei einer Baubesprechung fünf Handwerker zusammenkommen, gibt es oft drei verschiedene Planungsstände. Label Software hat die „digitale Bauakte“ entwickelt und bietet damit ein optimales Werkzeug für mobiles Projektmanagement.

Projektordner mit Windows-Struktur

Für die Ablage von beliebigen Dateien können ein oder mehrere Windows-Ordner automatisiert angelegt werden. Die Struktur wird über eine einfache Textdatei definiert. Durch einen Doppelklick auf den Projekteintrag öffnet sich der Windows-Explorer und Sie gelangen zu den definierten Ordnern.

Weitere Labelwin-Module

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