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Digitale Archivierung.

(Das hier vorgestellte “PDF-Druckarchiv” ist in allen Labelwin-Installationen vorhanden. Das “Scan-Archiv” mit der “Postbox” muss gesondert erworben werden.) 

Die Papierberge müssen sich verringern. Gute digitale Archivierung sorgt dafür. Auch das zeitraubende Suchen von Unterlagen entfällt. Jedes archivierte Dokument kann allen Berechtigten auf einfache Art zur Verfügung stehen: Rechnungen, Faxe, handschriftliche Notizen, KD-Aufträge, Prüf- und Abnahmeprotokolle – all das archivieren Sie effektiv mit Labelwin. Auch elektronische Dokumente, wie E-Mails, Fotos oder PDF-Dateien, werden per Mausklick zügig archiviert.

Digitale Archivierung bedeutet:

  • Organisieren ohne Zettelwirtschaft.
  • Alle Dokumente sofort am Bildschirm verfügbar.
  • Mehr Überblick.

(1) Das Scan-Archiv und die Postbox

Das Scan-Archiv ist unser wesentliches Archivierungsmodul. Sie müssen keine weitere, meist sehr kostenintensive Archivierungssoftware einsetzen, denn für die meisten Betriebe ist das kostengünstige Scan-Archiv völlig ausreichend. Es wurde in Anlehnung an bekannte Archivierungslösungen realisiert. Papierdokumente werden im Büro eingescannt und dann direkt in Labelwin den Aufträgen, Projekten, Eingangsrechnungen usw. zugeordnet. Dies passiert zentralisiert in der Labelwin-Postbox, mit der Sie den Überblick wahren. Die Postbox ist Teil des Moduls “Scan-Archiv” und wird von Berechtigten, die Sie festgelegt haben, abgearbeitet. Sie haben jederzeit Einblick.

Beispiel Eingangsrechnungen: Wir empfehlen, eine Eingangsrechnung unmittelbar nach ihrem Eingang zu scannen. Man hat die Rechnung sowieso in der Hand – und es genügt ein Klick. Auch die Rechnungsprüfung basiert auf der gescannten Rechnung. Das Papier braucht die Buchhaltung nicht zu verlassen, Kopien sind überflüssig. Da die Rechnung auch dem Baustellen-Projekt zugeordnet wird, ist es automatisch mit den Kosten belastet.

Beispiel Kundendienstberichte: Nehmen wir an, die Kundschaft ruft an und erkundigt sich über eine Rechnung. Mit nur einem Klick ist der unterschriebene Monteurzettel auf dem Bildschirm. Fragen können also sofort beantwortet werden, ohne lästige und zeitraubende Rückrufe. Und so funktioniert es: Arbeitsberichte werden schon vor Beginn der Rechnungsschreibung mit Labelwin eingescannt. Es sind keine weiteren Eingaben erforderlich. Papierbasierte Checklisten und Skizzen können in einem Rutsch mit archiviert werden.

Sonstige Dokumente: Auch Briefe, Prüf- oder Abnahmeprotokolle, Bauskizzen, Notizzettel usw. sollten früh nach dem Eingang gescannt werden. Anschließend lassen sie sich jederzeit schnell und einfach wiederfinden: über die Suche in der Kundenadresse, durch Eingabe der Projektnummer oder auch mit Hilfe der Auftrags- oder Rechnungsnummer. Besonders für die Bauleitung ist die Ansicht über das Projekt interessant, da sie dort direkt eine Rechnungsprüfung durchführen kann.

Labelwin: Dokumente scannen und abrufbar machen

Die Scan-Funktion ist an allen wichtigen Stellen zu finden. Beispiel: Der “Scannen”-Button in einem Kundendienst-Auftrag.

(2) Das PDF-Druckarchiv

Mit dem PDF-Druckarchiv werden Rechnungen, Angebote und so weiter unmittelbar nach dem Druck als PDF-Datei archiviert. Das Modul wurde entwickelt, um solche PDF-Dateien an Steuerberater weitergeben zu können, also, einen Nachdruck zu ermöglichen, ohne dass die Originalrechnung geöffnet werden muss.

Wie war es zuvor?

Wenn Kunden nach einer Mahnung angaben, die Rechnung nie erhalten zu haben, mussten diese Rechnungen neu aktiviert und der Druck erneut ausgelöst werden. Die verwendeten Rechnungswesen-Programme stellten dann verschiedenste Fragen. Zum Beispiel, ob die Rechnung wirklich erneut ausgedruckt werden soll. Es musste sichergestellt werden, dass nur bestimmte Mitarbeiter die Rechnung ändern können. Es musste entschieden werden, ob die Eintragung im Rechnungsausgangsbuch überschrieben werden soll; was nur möglich ist, wenn die Rechnung noch nicht an die Fibu übergeben wurde.

Wie ist es jetzt?

Mit dem PDF-Druckarchiv wird jede Rechnung blitzschnell neu gedruckt oder per E-Mail versendet. Rechnungen können gemeinsam mit den Buchungsdatensätzen an die prüfenden Steuerberater übergeben werden. 

Das Labelwin-Modul "PDF-Druckarchiv": Beispiel eines mit diesem Modul archivierten Dokuments.

Das Labelwin-Modul “PDF-Druckarchiv”: Beispiel eines mit diesem Modul archivierten Dokuments.

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