Labelwin-Module

Prüfmodule

(Alle hier vorgestellten Prüffunktionen sind Teil einer jeden Labelwin-Installation. Sie müssen nicht gesondertet erworben werden.) 

Auf Papier gedruckte Rechnungen, die nur durchgelesen und abgehakt werden, gehören der Vergangenheit an. Labelwin hat alle wesentlichen Prozesse automatisiert. Die Eingaben und Arbeiten der Kollegen müssen von verantwortlichen Personen nur noch geprüft werden.

Die Prüfung am Bildschirm vereinfacht die Handhabung von Arbeitsberichten, Bestellungen, Ausgangsrechnungen, Zeitbuchungen usw. Alle zum Vorgang gehörenden Informationen werden von Labelwins Prüfmodulen automatisch berücksichtigt. Nichts muss gesondert eingegeben werden.

Im Folgenden stellen wir die Prüfmöglichkeiten für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und für die von Monteuren gebuchten Zeiten exemplarisch vor.

Zeitprüfung

Das Erfassen von Zeiten erfolgt zunehmend vor Ort beim Kunden mit unseren mobilen Lösungen oder mit Schnittstellen aus Fremdsystemen wie MobilZeit, TomTom usw. In diesem Zusammenhang entstand das Bedürfnis, die Zeiten auf Richtigkeit zu prüfen, denn Fehler können große Auswirkungen haben: Mitarbeiter erhalten zu viel oder zu wenig Geld, Projekte werden falsch belastet – und da im Kundendienst Zeiten in die Rechnung übernommen werden, können auch Kunden falsche Rechnungen erhalten. Deswegen gibt es die Funktion “Zeitprüfung” bei Labelwin.

Labelwin zeigt Ihnen alle relevanten Daten an, einschließlich Auftragsberichte und Fotos. Über die Anzeige der Tages- und Wochenstunden sind auch Stichpunktprüfungen möglich.

Labelwin: Zeitprüfung

Labelwin: Zeitprüfung. 

Rechnungseingangsprüfung

Die Rechnungseingangsprüfung ist erforderlich, um kostspielige Fehler auszuschließen oder zumindest zu vermindern.

Leider werden noch heute in manchen Betrieben die Originale vor der Erfassung auf die Reise durch den Betrieb geschickt. Bei manchen werden gleich zwei Exemplare angefordert. Dann muss überwacht werden, damit die Rechnung geprüft wieder zurückkommt, um sie erst dann zu erfassen und zur Zahlung vorzubereiten.

Wir empfehlen, Rechnungen sofort zu erfassen, Papierrechnungen zu scannen und erst dann die Prüfung zu veranlassen. Gezahlt werden nur geprüfte Rechnungen.

Schon im Labelwin-Startcenter sehen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ob es Rechnungen gibt, die von ihnen geprüft werden sollen.

Außerdem können Sie Labelwin befähigen, Prüfer bzw. Prüferinnen vorzuschlagen, denn bei manchen Rechnungen sind nur die Bau- oder Geschäftsleitung in der Lage, zu entscheiden, ob alles in Ordnung ist. Die Verfügbarkeit von Bestellinformationen, über vereinbarte Projektpreise usw. kann bereits bei der Erfassung geprüft werden. Sobald aber eine Bauleiterprüfung erforderlich wird, schlägt Labelwin ggf. automatisch konkrete Personen vor, da jeder Eingangsrechnung bis zu zwei Prüfer zugeordnet werden können. Somit ist die Freigabe geregelt.

Labelwin:  Rechnungseingangsprüfung

Labelwin: Rechnungseingangsprüfung

Rechnungsausgangsprüfung

Seit Einführung der GoBD-Regeln entfällt die Möglichkeit, eine Rechnung erst nach dem Ausdruck zu prüfen und dann ggf. wieder zu ändern. Label Software hat für Sie eine wesentlich bessere Prüfungsart entwickelt. Nach der Freigabe zur Prüfung und vor dem Druck, erscheint eine Kontrollmaske der gebuchten Zeiten, eine Ansicht der Arbeitsberichte, der Deckungsbeiträge usw. Die Rechnung kann so in Labelwin korrigiert oder direkt gedruckt werden. Üblicherweise wird sie aber nur auf geprüft gesetzt und später gedruckt.

Informationen zur Prüfung:

  • Einkaufspreise
  • Deckungsbeiträge
  • berechnete Zeit / gebuchte Zeit
  • Quelle der Daten (Eingangsrechnungen, Zeitbuchungen)
  • bei Kundendienstrechnungen
    – den kompletten Auftrag
    – den gescannten oder mobil erzeugten Arbeitsbericht
    – detaillierte Auswertungsmaske
    – Fotodokumentation
    – Notizen, Prüfprotokolle, Checklisten

Aktionen:

Labelwin: Ausgangsrechnung prüfen

Labelwin: Rechnungsausgangsprüfung

  • Bei Fehlern können die Prüfenden selbst korrigieren.
  • Man kann Dokumente auf ‚fehlerhaft‘ setzen, den Grund eintragen und zurückgeben.
  • Wenn das Dokument fehlerfrei ist, kann von hier gedruckt werden.
  • Mit dem Knopf ‚geprüft‘ wird das Dokument freigegeben und kann von Kollegen gedruckt werden.
  • Sofort nach ‚geprüft‘ oder ‚fehlerhaft‘ wird die nächste Rechnung gezeigt.

Hinweis: Interessant sind auch Prüfmöglichkeiten, die durch ZUGFeRD entstehen (siehe Modul: Digitale Rechnungen). Berechnete Artikelpreise können automatisiert mit Bestellpreisen, vereinbarten Projektpreisen, Jahresvereinbarungen und den Stammdaten verglichen werden. Artikel können mit Aufschlag versehen und in Kundendienstrechnungen übernommen werden.

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