Im Projektmanagement von Baustellen gibt es immer wieder dieselbe Situation: Den Mitarbeitern auf der Baustelle fehlt die letzte Planung und es wird nach einem überholten Plan gearbeitet. Oft fehlen wichtige Informationen und auf der Baustelle wird improvisiert oder das Büro muss Unterlagen per E-Mail schicken. Wenn bei einer Baubesprechung fünf Handwerker zusammen kommen, gibt es oft drei verschiedene Planungsstände. Label Software hat die „digitale Bauakte“ entwickelt und bietet damit ein optimales Werkzeug für mobiles Projektmanagement.
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Die meisten Dokumente eines Projektes entstehen im Büro und werden über die digitale Bauakte überall verfügbar. Wobei mit Dokumenten beliebige Dateien wie Zeichnungen, PDFs, Wordbriefe, Exceltabellen, Fotos, Protokolle usw. gemeint sind. Diese Dokumente können nun zusammen sehr einfach mit der Festlegung, wer darauf Zugriff haben soll, in die digitale Bauakte kopiert werden. Dabei kann jeder Berechtigte an den Dokumenten eine Info-E-Mail bekommen, dass sich was getan hat. Jeder Anwender kann zusätzlich vom Smartphone etwas in die digitale Bauakte schieben. Ein Foto mit dem Handy schießen, eine Gesprächsnotiz oder Mängelliste diktieren, eine Skizze hochladen – alles geht unkompliziert von jedem Gerät aus.
Damit im Büro sämtliche Informationen vorliegen, werden alle neuen Dokumente automatisch ins Büro transportiert und stehen dort im Projekt ebenfalls zur Verfügung. Der Projektleiter kann schnell Mitarbeiter, Subunternehmer und auch Kunden selbst mit Informationen versorgen. Bei jedem einzelnen Dokument wird festgelegt, wer es sehen darf.