Digitale Rechnungen

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XRechnungen, ZUGFeRD, UGL und GAEB sind kein Problem für Label-Anwenderinnen und Anwender. Mit dem Modul “Digitale Rechnungen” (ehemals ‘Rechnungsimport’) erzeugen und lesen Sie elektronische Rechnungen in allen gängigen Formaten.

 

    Die “Digitalen Rechnungen” (ZUGFeRD und X-Rechnungen) können als Zusatzmodul gebucht werden.

    ZUGFeRD und XRechnung

    Rechnungseingang
    Der typische Handwerksbetrieb erhält durchschnittlich 400 Eingangsrechnungen pro Monat von seinen Großhändlern. Mit über 80 Prozent stellen sie den größten Anteil seiner Eingangsrechnungen dar und setzen einen zeit- und kostenintensiven Prozess in Gang. Mit der Einbindung von ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) in Labelwin bietet Label Software ein effektives Werkzeug, um den Aufwand bei der Verarbeitung deutlich zu reduzieren.

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      Bei ZUGFeRD handelt es sich um eine PDF-Datei mit der Ansicht für den Mensch und darin unsichtbar eingebettet eine vom Computer lesbare Datei. Mit Hilfe dieser eingebetteten Datei erkennt Labelwin den Absender, die Rechnungssumme, die Zahlungsbedingungen und – besonders wichtig – die Kommission, also die Projektnummer oder den Kundendienstauftrag.

      Für den Betrieb bringt die Verarbeitung von ZUGFeRD-Dateien im Labelwin fünf wichtige Vorteile:

      1. Schnelle Eintragung im Rechnungseingangsbuch ohne Tippfehler. Die ausgefüllte Buchungsmaske muss nur noch bestätigt werden. Wichtig ist die automatische Zuordnung zur Baustelle.

      2. Automatische Archivierung im Labelwin-Archiv ohne Scannen

      3. Umfangreiche automatisierte Prüfmöglichkeit. Die Rechnungspreise werden verglichen mit

      • der Bestellung oder – bei Buchen des Wareneingangs – mit dem Eingangslieferschein
      • den Datanorm-Stammdatenpreisen
      • vereinbarten Projektpreisen
      • Jahresvereinbarungen / vereinbarten Festpreisen für bestimmte Artikel

      4. Einfache Reklamation bei Abweichungen: Je Position kann per Knopfdruck ein Reklamationstext erzeugt werden. Die Zusammenstellung aller Abweichungen kann automatisch zusammengefasst werden und per E-Mail aus Labelwin heraus an den Lieferanten versendet werden.

      5. Übernahme der Rechnungspositionen mit Aufschlag in die Rechnung für den Endkunden. Damit kommen alle speziell für den Auftrag gekauften Artikel garantiert in die Rechnung. Hinzu kommen noch ggf. vom Lager entnommenen Artikel, die im Idealfall per Scanner erfasst wurden.

      Rechnungsausgang
      Auch die Empfänger von Handwerkerrechnungen wollen diese möglichst automatisiert verarbeiten. Dies ist im Labelwin durch die Ausgabe als ZUGFeRD-Rechnung oder als XRechnung möglich. Seit November 2020 nimmt die öffentliche Hand nur noch XRechnungen an.

      Labelwin: Aufgabenverwaltung
      Labelwin: Digitale Rechnungen
      Labelwin: Aufgabenverwaltung

      UGL und GAEB-Verfahren

      UGL ist eine veraltete, aber noch immer funktionierende Methode, um Inhalte zu transportieren. Allerdings: Rechnungen an sich müssen weiterhin zusätzlich per Papier oder PDF versendet werden.

      Das GAEB-Verfahren wurde seinerzeit zwischen SHK-Großhändlern und Softwarehäusern definiert. Es kann neben digitalen Inhalten auch den Transport zughöriger PDFs regeln. Stand Ende 2017 ist dieses Verfahren nicht über die Pilotphase hinaus gekommen. Nichtsdestotrotz ist es bei vielen Kunden im Einsatz. Ein Vorteil ist, dass handwerkspezifische Dinge wie DEL-Notiz, Liefereinheiten und Sets im GAEB-Verfahren berücksichtigt werden.

       

        Weitere Labelwin-Module

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