Label-Kunde „Digitaler Vorreiter 2020“

Armin Sinning hat mit seiner Sinning Haustechnik GmbH den „5. digital award handwerk“ verliehen bekommen.

Die Sinning Haustechnik GmbH arbeitet schwerpunktmäßig an Badezimmersanierungen, Heizkesselerneuerungen und Installationen im Neubau von Ein- und Mehrfamilienhäusern. „Wir sind sehr privatkundenlastig, haben nur den ein oder anderen Industriekunden. Aber das ist auch nicht unser Steckenpferd“, so Sinning. Mödingen ist sehr ländlich gelegen, 70 km von Augsburg entfernt. In der Region gibt es viele Mitbewerber,  aber, so Sinning: „Wir sind sehr gute Spezialisten und haben es geschafft, diese Position nach außen zu vermitteln. Oft sind wir teurer, aber die Spitzenpositionierung macht es dann doch aus, dass wir schöne Aufträge bekommen.“

Prozessumstellungen machte bessere Software erforderlich

Die Firma hat der Jungunternehmer Anfang 2010 gegründet. Nach einer Lehre zum Zentralheizungs- und Lüftungsbauer hat Sinning Berufserfahrung bei mehreren Installationsfirmen in der Umgebung gesammelt. Danach ist er auf die Meisterschule nach München gegangen, wo er als Oberbayerns bester Meisterschüler abgeschlossen hat. Darauf hat der ehrgeizige Schwabe noch einen Betriebswirt des Handwerks aufgesattelt. Nach einem Exkurs in die Industrie führte ihn der Weg 2010 in die Selbstständigkeit. „Seitdem sind wir ständig gewachsen. Mittlerweile sind wir elf Mitarbeiter“, so Sinning. „Durch Prozessumstellungen haben wir uns im Laufe der Zeit verändert und haben dann erkannt, dass wir eine Software brauchen, die besser ist als diejenige, die wir damals im Einsatz hatten“, so Sinning. Die Erkenntnis, dass sich etwas verändern muss, fiel zeitgleich zusammen mit dem Bezug des Neubaus.

„Dann ging’s los“, erinnert sich der 38-Jährige. „Wir hatten drei Software-Lösungen zur Auswahl. Entschieden haben wir uns dann für Label. Das war der Schritt, der uns extrem in die Digitalisierung bewegt hat. So ging die Reise los. Wir haben ein Modul nach dem anderen gekauft und haben diese auch sofort umgesetzt und implementiert in unsere Prozesse. Und so kam eins zum anderen. Jetzt sind wir eigentlich komplett, durch die Bank, von vorne bis hinten digital. Die Software ist dabei das große Herzstück. Um dieses Tool baut sich hier alles auf.“

Schritt für Schritt zum Digitalisierungsprozess

Nach der Einführung ging es Schritt für Schritt weiter. Der Unternehmer ist reingewachsen in den Digitalisierungsprozess. Sinning erinnert sich: „Angefangen hat eigentlich alles mit dem Lager. Das hatten wir offline optimiert, so dass es auch ohne irgendwelche Software funktionieren würde. Gleichzeitig war mir klar, dass es noch Verbesserungspotenzial geben muss, wenn alles ineinandergreift und automatisiert abläuft. Deswegen haben wir diese Optimierung dann in die Software integriert und haben gedacht ‚okay das funktioniert. Jetzt soll es weitergehen‘. Denn Sinning hat ein Ziel: Alle Prozesse sollen ineinandergreifen. Von der Angebotserstellung bis zur Übergabe zum Steuerberater soll alles automatisiert sein.“

Diese Prozesse beginnen beim Kunden. Schon beim ersten Gespräch nimmt Sinning die Informationen digital auf. Wenn es weiter geht überführt er diese Daten in ein Angebot und bestellt auch aus dem Angebot heraus. Die Bestellverfolgung erfolgt aus dem ERP. Die Rechnungslegung vom Großhandel erfolgt inzwischen elektronisch im ZUGFeRD-Format. Damit reduziert sich die Erfassung auf einen Klick, der Bezahlvorgang wird automatisiert und die Weitergabe zur Buchhaltung an den Steuerberater geregelt. „Diese Prozesse laufen komplett durch, da habe ich nichts mehr damit zu tun“, erzählt Sinning freudestrahlend. Den kompletten Warenfluss sieht Sinning nicht stupide als Thema des Lagers: „Das muss man von Anfang bis Ende durchdenken. Was passiert mit der ganzen Sache? Genauso wie auch die Rechnungslegung für den Endkunden.“

Rechnungseingang- und Ausgang

Mobile Lösung

Ein großes Highlight ist für Sinning die mobile Lösung: „Mich hat es schon seit jeher interessiert, die Daten immer dabei zu haben. Aber das ging mit unserer alten Software überhaupt nicht. Seit kurzem haben wir bei den Technikern die Label Mobile App ingeführt. Damit werden alle Aufträge aus dem Büro dem jeweiligen Techniker zugeteilt, alle Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung. Sogar das Logbuch des Kunden und dessen Anlage kann eigesehen werden. Benötigtes Material sowie die Montagezeit können vom Techniker direkt hier erfasst werden. Anschließend werden alle Daten inklusive zugehöriger Dokumente und Fotos in Echtzeit an das Büro übermittelt. Die mobile Zeiterfassung wird ebenfalls über die neue App abgewickelt. Da jeder Mitarbeiter ein Smartphone und Tablet besitzt, werden die Zeiten inklusive der dazugehörigen Projekte gebucht. Dies ermöglicht uns eine tagesgenaue Nachkalkulation. Die Durchgängigkeit ist uns hier sehr wichtig, selbst der Azubi bucht hier seine Zeiten auf das jeweilige Projekt bzw. Auftrag.“

Die Einführung von Label Mobile lief reibungslos bei den Kundendienstmonteuren. Sinning beschreibt: „Das ist sehr intuitiv. Der Kundendienstmonteur ist zwar schon etwas älter, aber er ist sehr jung geblieben, was die Technik anbelangt. Ich kann meine Mitarbeiter da nur loben. Die sind da sehr affin und willig. Die wollen das auch und haben richtig Spaß daran, mitzuarbeiten an der Digitalisierung.“

Mitarbeitern Mehrwerte aufzeigen

Eine Herausforderung ist, den Mitarbeitern klar zu machen, was sie davon haben. „Die Mitarbeiter müssen Mehrwert für sich sehen und nicht das Gefühl haben, sie müssen Verwaltungsarbeiten machen“, beschreibt Sinning. Auf die Frage, welcher Mehrwert es für den Einzelnen ist und welche Vorteile seinem Unternehmen entstehen, sieht der Handwerksmeister folgende Aspekte: „Durch die Digitalisierung spart jeder Mitarbeiter Zeit. Das sichert unseren langfristigen wirtschaftlicher Erfolg. Wir haben ein Alleinstellungsmerkmale am Arbeitsmarkt, denn wir werben natürlich auch Mitarbeiter damit, wie wir arbeiten und wie die Prozesse da so sind. Wir wollen durch ausgeklügelte und optimierte Prozesse effizienter und besser als die Mitbewerber sein, ganz einfach. Denn, je schlanker der Prozess, desto schneller kann man reagieren.“

Für die gesamte Branche sieht Sinning das Thema „Digitalisierung“ als ein wichtiges Muss an. „Unsere Branche hat den enormen Vorteil, dass es so viele Tools am Markt gibt, die man nutzen kann. Es gibt da ganz andere Branchen, die haben noch nicht mal eine ordentliche ERP-Software. Wir sind da schon extrem weit. Wir müssen es nur kaufen, einführen und dann läuft es“, so Sinning. Trotzdem sieht er noch großen Handlungsbedarf. Nach seiner Einschätzung sind erst 20–30 % der SHK-Betriebe digital gut aufgestellt. Für die Branchenkollegen hat der digital Award-Gewinner einen Tipp: „Man muss die Sachen einfach beginnen und sich auf den Weg machen, vielleicht auch mal das ein oder andere Risiko eingehen. Einzelne Schritte zu Ende führen und dann mit dem nächsten Schritt beginnen. Wenn man zu viel auf einmal startet, dann wird das Ganze nichts. Dann verzettelt man sich.“

Ganzheitlicher Ansatz

Die eingesetzte Software Labelwin sieht der Unternehmer ganzheitlich: „Ich kann kein spezielles Modul als Highlight herausstellen. Es geht um die die komplette Projektabwicklung. Er kenne genügend Firmen, so Sinning, die größer seien aber bis heute noch keine Eingangsrechnungen buchen. Damit müssen diese Unternehmen alle externen Kosten händisch und manuell dem Projekt zuordnen. „Wir bestellen alles aus dem System, es gibt keine telefonische Bestellung. Ich habe gerne die Kontrolle und Übersicht. Mir gefällt, dass ich mit einem Knopfdruck eine komplette Nachkalkulation und die kompletten Zahlen von meinen Baustellen habe. Das Controlling, der Kalender, das Kundendienstmodul sind auch sehr gut“, bewertet Sinning einzelne Module. Der größte Vorteil aber entstehe, so ist er sicher, wenn man sich irgendwann so eingerichtet habe, dass man alles in einem System nutzt.“ „Das“, schmunzelt Sinning, „ist ja sicher auch der Sinn von jeder größeren ERP-Software.“ 

Vor Arbeitsbeginn werden in der Warenannahme an einem großen Bildschirm die relevanten Themen des Tages besprochen.

Planung

„Unsere Mitarbeiter sind alle an einen Exchange-Server angebunden. Die Arbeitseinsätze, die im Büro geplant werden und in Label erfasst wurden, werden dem Monteur als Termin in seinem Kalender angezeigt. Die Monteure schätzen die transparente Kommuni­­kation sehr. Es ist somit eine viel langfristigere Planung für alle möglich. Für die Monteure sind z. B. Projekte deren Ausführung erst in sechs Wochen beginnt, schon jetzt auf Ihrem iPhone-Kalender ersichtlich. Auch private Termine können hier vom Monteur eingetragen werden. Somit ist für alle klar erkennbar, dass zu diesem Zeitpunkt kein Einsatz geplant werden kann. Vor Arbeitsbeginn gibt es für alle ein kurzes Treffen im Lager. An der Warenannahme befindet sich ein Bildschirm, auf dem der Kalender nochmals vergrößert dargestellt wird. Von hier aus haben alle auf die benötigten Informationen Zugriff, und es werden die relevanten Themen für den Tag besprochen.“

Mit dem Aufbau von rein digitalen Prozessen kann Sinning sein Unternehmen unabhängiger von sich machen und so langfristig in die Zukunft ausrichten. Sinning ist sich sicher: „Die Veränderungen am Markt können wir nur durch eine ganzheitliche Digitalisierung bedienen, denn der Kunde erwartet in Zukunft immer schneller Informationen. Und für unsere Mitarbeiter wird das Arbeiten angenehmer durch die modernen und ineinandergreifenden Prozesse.“

Ein weiterer Vorteil der langfristigen Kosten- und Zeitersparnis: Der 38-Jährige kann mehr Zeit mit seiner Familie verbringen: „Die kommt oft zu kurz und es ist mir sehr wichtig, dass die Zeit mit der Familie wieder aufgeholt wird.“ So freuen sich Ehefrau, Tochter und Sohn, wenn es dank optimierter Prozesse gemeinsame Familienzeit gibt. 

Fazit

Für Armin Sinning war der Schritt, sein Unternehmen mit Label zu digitalisieren, ein Schritt in die richtige Richtung: „Veränderungen am Markt können wir nur durch eine ganzheitliche Digitalisierung bedienen. Das verändert auch die Denkweise des Unternehmers: Er muss sich mehr in die Zukunft orientieren und innovativ handeln. Ich sehe diesen Weg als Ziel und fühle mich dabei mit meiner Software-Lösung bestens gerüstet.“