2017 gründeten Daniel und Sabrina Litwin die Litwin Heizung Sanitär GmbH in Troisdorf. Das Unternehmen betreut schwerpunktmäßig große Bauvorhaben wie Mehrfamilienhäuser in den Bereichen Heizung, Klima, Sanitär, Photovoltaikanlagen und Poolbau. Heute hat der Betrieb 30 Mitarbeiter – 9 davon im Büro, 21 Techniker „draußen“ bei den Kunden.
Bei so vielen Mitarbeitern müssen Daniel Litwin und seine Frau stets den Überblick behalten. Sabrina Litwin sagt: „Wir erfassen unsere produktiven und unproduktiven Zeiten sowie die Pausen seit neuestem komplett digital mit Label. So sparen wir Zeit und können die Daten direkt weiterverarbeiten“. Zettelchaos gehört damit der Vergangenheit an. „Vor der Umstellung hatte jeder Techniker seine Stundenzettel, die von ihnen per Hand ausgefüllt, von mir einmal pro Woche bearbeitet und in eine Excelliste eingetragen werden mussten. Das hat immer ewig lange gedauert, weil ich die Handschrift teilweise nicht lesen konnte oder es sind mal Zettel verloren gegangen. Das bleibt glaube ich nicht aus, wenn man mit Papier arbeitet.“ erinnert sich Sabrina Litwin. “
Am Anfang mit 4 oder 5 Mitarbeitern war das noch machbar. Als der Betrieb wuchs, musste eine effektivere Lösung her: „Wir haben dann die Stempeluhr in Label Mobile für alle unsere Mitarbeiter eingeführt, auch für die Büromitarbeiter. Allein die Zeitersparnis, die ich habe, weil ich nicht mehr alle Stundenzettel händisch durchgehen muss, ist diese Anschaffung wert“, sagt Sabrina Litwin und lacht. „Die Einführung war sehr einfach. Wir haben uns einmal mit dem gesamten Team zusammengesetzt und das erklärt. Da kamen am Anfang natürlich ein paar Fragen, das ist aber alles so intuitiv in Label Mobile, dass sich das Thema schnell erledigt hatte. Unsere Mitarbeiter stempeln jetzt ganz easy ihre Zeiten inklusive Pausen während sie unterwegs sind.“
Die Zuordnung der Zeiten zu Projekten hat früher zusätzlich Zeit in Anspruch genommen, die sich Sabrina Litwin heute sparen kann: „Die Zeiten werden jetzt direkt auf das richtige Projekt gebucht und können direkt als Kostenstelle in die Rechnung gezogen werden. Wenn man nur einmal in der Woche manuell die Stunden einbucht, dann dauert die Rechnungsstellung auch länger. Durch die digitale Zeiterfassung sind wir nun auch viel schneller damit – theoretisch kann ich die Rechnung stellen, sobald der Techniker beim Kunden ausgestempelt hat. Unserer Erfahrung nach bezahlen die Kunden dann auch schneller, wenn sie die Rechnung früher bekommen.“
Die Firma Litwin bucht aber nicht nur die produktiven Arbeitszeiten beim Kunden. Auch die sogenannten unproduktiven Zeiten werden gebucht und analysiert, um die Abläufe und Prozesse zu verbessern. „Wir haben verschiedene Projekte für firmeninterne Arbeiten angelegt, wie zum Beispiel Mitarbeitergespräche, Aufräumarbeiten oder Fortbildungen. So haben wir eine sehr detaillierte Auflistung über die Zeiten, die jeder Bereich unseres Unternehmens in Anspruch nimmt.“ Dies wird dann für die Auswertung von Projekten genutzt und hilft ebenfalls bei der Strukturierung des Unternehmens. „Wir haben jetzt schon festgestellt, dass bei uns im Lager mehr Zeit als gedacht verbucht wird. Für einen SHK-Betrieb haben wir ein ziemlich großes Lager mit einem Vollzeit Lageristen und das ist eine der Schrauben, an denen wir dank der Auswertung ein bisschen drehen können. Wir sind wirklich begeistert und das stundenlange Eintippen in Excel gehört der Vergangenheit an. Auf die Stempeluhr würde ich nicht mehr verzichten wollen.“