Egal wie groß das Projekt ist, egal ob Privat- oder Gewerbekunde – Organisation und Vorbereitung sind alles. Die Firma Elkan GmbH ist darin Spezialist: das Unternehmen aus Düsseldorf bietet Leistungen in den Bereichen Sanitär, Heizung, Klima, regenerative Technologien, Elektrotechnik, Photovoltaik und Lichtdesign und seinen Kunden damit ein ‚Rundum-Sorglos-Paket“ an. Geschäftsführer Hans Elkan erklärt die breite Aufstellung: „Wir haben über die Jahre die Erfahrung gemacht, dass Kunden am liebsten nur einen Ansprechpartner haben. Die wollen nicht selbst fünf verschiedene Handwerker koordinieren. Deshalb haben wir uns zusätzlich zu unseren Leistungen ein Netz von Partnern aufgebaut für die Bereiche, die wir selber nicht abdecken – so können wir alles aus einer Hand für unsere Kunden organisieren. Denn der persönliche Kontakt zu unseren Kunden und deren Zufriedenheit zeichnen uns aus.“
Das Unternehmen feiert 2026 sein 90. Jubiläum und beschäftigt rund 60 Mitarbeiter, davon 5 Auszubildende und 9 im Büro. Den Überblick über mehrere eigene Abteilungen und externe Dienstleister zu behalten ist keine Kleinigkeit. Hans Elkan erklärt: „Im Grunde ist unsere Handwerkersoftware Labelwin bei diesen großen Projekten unser Gehirn. Da geht nichts unter und da wird auch nichts vergessen. Wir legen für jedes Projekt einen Ablaufplan in Form eines Zeitstrahls an, in dem alle Aufgaben zeitlich koordiniert und mit Abhängigkeiten versehen sind. Im Idealfall werden diese Aufgaben exakt wie geplant von unseren Monteuren und Partnern abgearbeitet und wir haben im Blick was als nächstes ansteht. Wird etwas auf der Baustelle nicht rechtzeitig fertig, verschiebt sich die Fälligkeit aller Aufgaben nach hinten. So wird jeder Punkt auf unserer langen Checkliste mit dem entsprechenden Status versehen: in Vorbereitung, bestellt, erledigt, gemacht, getan. Dadurch werden alle folgenden Punkte angepasst und so ist immer nachvollziehbar: Was ist abgearbeitet? Was ist gerade am Laufen? Wo muss ich nochmal gesondert drauf schauen, dass ich dann den Termin nicht verpasse? So haben wir eine Struktur geschaffen, die zu jeden Zeitpunkt Klarheit und unseren Abteilungen Planungssicherheit gibt.“
Die klare Strukturierung, die das Programm bietet, wird vom Personal genauso umgesetzt: „Jedes Projekt hat einen dedizierten Projektleiter, der den Ablauf im Auge behält und auch frühzeitig eingreift, wenn da was aus dem Ruder zu laufen droht. Da arbeiten wir sehr intensiv mit dem Label Aufgabenmodul und selektieren mit verschiedenen Farben, um die Dringlichkeit darzustellen. Auch unsere gesamte Dokumentation wird in Label hinterlegt. Alle Eingangsrechnungen, die reinkommen, werden projektbezogen gebucht, Ausgangsrechnungen sowieso und auch alle Stunden, die über Label Mobile gebucht werden. Damit haben wir alle Daten immer schön übersichtlich an einem Ort.“
Als Chef behält Hans Elkan den Überblick mit dem Label Dashboard, in dem alle betrieblichen Daten und Auswertungen grafisch dargestellt werden. „Da schaue ich regelmäßig rein und zum Ende des Jahres auch ein bisschen intensiver, weil ich mir dann die Jahresvergleiche nochmal genau anschaue. Da sehe ich dann die Veränderungen in den Abteilungen, die Kosten im Fuhrpark, usw. Kurz gesagt: da sehe ich wo wir uns noch verbessern können. Nicht nur bei aktuell laufenden Projekten, sondern auch im Allgemeinen. Wir nutzen die Erkenntnisse daraus auch, um ein bisschen Selbstreflektion und Brainstorming zu betreiben. Wo können wir Kosten sparen? Welche Prozesse können wir noch verbessern? Das sind so Fragen, die man sich immer wieder stellen muss.“
Jede Verbesserung soll im Endeffekt auch einen Mehrwert für die Kunden bringen. „Wir wollen, dass unsere Kunden sich bei uns wohlfühlen. Das hat oberste Priorität und dafür erfüllen wir alle Erwartungen. Ein paar Kunden bringen wir die Rechnung sogar noch persönlich vorbei, weil die das so kennen und dann gehört das auch für uns mit zu gutem Service.“