Der Heizungs- und Sanitärbetrieb Häfele Haustechnik GmbH hat seinen Sitz in Göppingen. Das heute 14 Mitarbeiter starke Unternehmen wurde bereits vor 128 Jahren von dem Urgroßvater des heutigen Geschäftsführers Rainer Häfele gegründet und konzentriert sich hauptsächlich auf Bad- und Heizungsmodernisierung in Privathaushalten.
Seit Rainer Häfele im Jahr 2004 die Geschäftsführung übernommen hat, steht die Digitalisierung im Fokus. Die Software Labelwin unterstützt bei diesem Vorhaben seit 2005, die App Label Mobile folgte in 2019.
Das Ziel? Arbeitsprozesse sollten flüssiger ablaufen und die Zettelwirtschaft im Büro abgebaut werden – für einen reibungslosen und effizienten Arbeitsalltag. Im Zuge dessen wurde unter anderem die Zeiterfassung umgestellt. Rainer Häfele erinnert sich: „Ganz früher wurden die handschriftlichen Stundenzettel im Büro in Excellisten abgetippt, dann wurden die Zeiten in Labelwin erfasst und heute geht das bequem über Label Mobile.“ Jeder Mitarbeiter kann damit per Tablet seine Arbeitszeiten direkt auf das entsprechende Projekt buchen. „Damit können wir auch in der Kommunikation zum Kunden wesentlich transparenter sein. Wir rechnen die Arbeitsstunden nicht pauschal ab, sondern nur die tatsächlich angefallenen. Das haben wir in Label dann alles ganz genau dokumentiert.“.
Insgesamt bedeutet die digitale Zeiterfassung und -kontrolle für Rainer Häfele eine enorme Zeitersparnis. „Ganz zu schweigen von dem Papier, das wir uns im Gegensatz zu früher sparen, als wir noch mit Stundenzetteln gearbeitet haben!“ sagt er und lacht. Mit der Einführung der Stempeluhr wurde aber noch mehr optimiert: „Wir haben früher nur Anfang, Pause und Ende der Arbeit erfasst. Jetzt buchen wir kleinteiliger und halten auch unsere Frühbesprechungen und Rüstzeiten separat fest oder auch, wenn jemand zwischendurch zum Großhandel fährt. Einfach um zu sehen, wie oft das überhaupt vorkommt. Wir wollen keine Überwachung, sondern eine Dokumentation und letztendlich auch eine Verbesserung von Abläufen.“
Mit dem Label Dashboard behält Rainer Häfele jederzeit den Gesamtüberblick über sein Unternehmen. „Ich gucke da ein- oder zweimal die Woche rein. Wir sind meistens für eine Woche auf einer Baustelle und arbeiten fokussiert nur an diesem Projekt. In dem kurzen Zeitraum gibt es nicht viel nebenher zu kalkulieren. Im Nachgang werten wir dann das Projekt aus und ziehen ggfs. Schlüsse für das nächste Bauprojekt. So bekommen wir mehr Erfahrungen und ich kann unsere Standardangebote, in denen die Zeiten auch hinterlegt sind, nachbessern. So können wir dann bei nachfolgenden Projekten immer mehr Deckungsbeitrag erzielen.“
Rainer Häfele möchte auf jeden Fall seine Digitalisierung weiter ausbauen und in einem Umfang nutzen, der für seinen Betrieb Sinn ergibt. „Man kann nicht sagen ‚Ich mache mal eben Digitalisierung‘ und dann schnell alles umstellen. Dafür sind die Anforderungen von jedem Unternehmen zu unterschiedlich, als dass es eine generelle Lösung für alle gibt. Man muss erst schauen, dass die Prozesse auch analog funktionieren. Zudem ist es ganz wichtig, seine Mitarbeiter frühzeitig mit ins Boot zu holen. Die müssen schließlich am Ende des Tages damit umgehen und arbeiten können. Immer Schritt für Schritt, gucken was gibt es Neues, was sind meine Möglichkeiten, was kann ich verbessern und dann die nötige Zeit nehmen, um die Veränderungen einzuführen. So digitalisiert man erfolgreich.“