So klappt’s besser mit dem Steuerberater (Teil 1)

Anleitung zum Zeit- und Geldsparen durch effektive Zusammenarbeit (Teil 1): Wer mit seinem Steuerberater gut zusammenarbeitet, spart (hoffentlich) Steuern. Wer dagegen mit seinem Steuerberater richtig gut zusammenarbeitet, spart darüber hinaus viel Arbeit und damit Zeit und auch Geld. Der Beitrag zeigt in zwei Teilen auf, wie es geht (Teil 2 ist in der SBZ 1-2022 erschienen).

Büroarbeit ist für viele Handwerker ein notwendiges Übel, das irgendwie erledigt werden muss. Dafür wird eine Handwerkersoftware angeschafft. Damit werden die Aufträge bearbeitet und vor allem Angebote und Rechnungen geschrieben. Sehr wichtig und zeitsparend ist aber auch die Verbindung zur Buchhaltung. Das wird sehr oft leider nicht beachtet.

Der Steuerberater bestimmt die Zusammenarbeit

Einmal im Monat gehen die notwendigen Unterlagen, häufig noch im Pendelordner, zum Steuerberater. Er erledigt die Buchführung, erstellt monatlich die Umsatzsteuervoranmeldung und die BWA und zum Jahresende den Jahresabschluss samt Steuererklärung. Er gibt vor, wie die Zusammenarbeit zu erfolgen hat, kennt aber häufig weder die Abläufe im Betrieb noch die Möglichkeiten der Handwerker-Software. Für ihn steht die Buchhaltung im Vordergrund.

Steuerberater und Handwerker leben in verschiedenen Welten

Das ist für den Handwerker oft von Nachteil. Vorhandene Schnittstellen werden nicht genutzt, Arbeiten werden doppelt erledigt und wichtige Dinge bleiben auf der Strecke. Je besser die beiden einander verstehen, umso effektiver lässt sich die Zusammenarbeit gestalten. Vordringlich geht es um vier Bereiche:

• Umgang mit den Ausgangsrechnungen
• Umgang mit den Eingangsrechnungen
• Übergabe von Daten und Belegen an die Buchhaltung
• Erfassung und Übergabe der Kontoauszüge (Ausgabe SBZ 1-2022)

1. Umgang mit Ausgangsrechnungen
Ausgangsrechnungen werden mit der Handwerker-Software erstellt. Die Daten liegen damit digital vor. Beim Ausdruck der Rechnung sollte automatisch ein PDF erzeugt werden für die eigene Ablage und zur Weitergabe an die Buchhaltung. Damit kann die Rechnung bei Rückfragen auf Knopfdruck eingesehen werden. Gemeinsam mit den Rechnungsdaten wird sie digital an den Steuerberater übergeben (siehe Punkt 3 in diesem Beitrag).

2. Umgang mit Eingangsrechnungen
Auch wenn der Steuerberater anderer Meinung ist: Eingangsrechnungen sind in der Handwerker-Software zu erfassen und von dort an die FiBu weiterzugeben. Das hat immense Vorteile:

• Es bereitet die anschließende Bezahlung der Rechnung vor.
• Über eine Projekt-/Auftragsnummer auf der Rechnung lassen sich die Kosten bei der Erfassung den Projekten/Aufträgen direkt zuordnen. Die Großhandelsrechnungen können mithilfe der HW-Software weitgehend automatisiert abgeholt und verarbeitet werden. Das betrifft vor allem die Zuordnung zu Projekten/Aufträgen und die Preisprüfung. Die Zuordnung ist bei ZUGFeRD-Rechnungen automatisierbar.
• Es ermöglicht eine Preisprüfung über den automatischen Vergleich mit den Bestellungen und Stammdaten.
• Bei Projekten führt das materialseitig zu einer automatischen Begleit- bzw. Nachkalkulation.
• Bei Kundendienstaufträgen wird bei der Abrechnung automatisch der Einkaufspreis angezeigt. Rechnungspositionen
  können mit Preisaufschlag für eigene Ausgangsrechnungen weiterverwendet werden, Stichwort ZUGFeRD-Rechnung.
• Die Daten können per Schnittstelle an die FiBu übergeben werden (siehe auch Punkt 3).
• Zum Erfassungsvorgang gehört auch das Einscannen der Rechnung ins PDF-Format (ZUGFeRD-Rechnungen liegen bereits als PDF vor). Damit kann sie einfach abgelegt, eingesehen und übergeben werden.

Sinnvollerweise werden alle Eingangsrechnungen, also nicht nur die der Materiallieferaten, hier erfasst. Die Frage „Was haben wir letztes Mal für die Reifen oder Fahrzeugbeschriftung bezahlt?“ ist dann ohne Durchwühlen von Ordnern oder Anrufen beim Steuerberater zu beantworten.bWerden die Eingangsrechnungen in der FiBu erfasst und nicht in der Handwerker-Software, kommt es zwangsläufig zu Informationsverlusten! So kann die FiBu meist keine Auftragsnummer übergeben. Nahezu alle vorgenannten Vorteile entfallen.

3. Übergabe an die Buchhaltung
Die Zeit des Pendelordners ist endgültig vorbei! Für die Übergabe der Ausgangs- und Eingangsrechnungen an die FiBu gibt es folgende Wege:

3.1 Übergabe der Daten per Schnittstelle als Datei
Zur Vermeidung von Doppelarbeit werden alle erfassten Rechnungen digital als Datensätze in einer Datei per Schnittstelle übergeben. Für den Handwerker ist das kein Mehraufwand. Er kauft einmalig das Modul Datev-Schnittstelle für seine Handwerker-Software und richtet sie ein. Für den Steuerberater entfällt damit die Datenerfassung. Seine Arbeitsersparnis sollte sich in geringeren Gebühren bemerkbar machen. Je nach Schnittstelle können auch die Belege als PDF übertragen werden. Diese werden mitunter zur Überprüfung benötigt. Damit werden Rückfragen minimiert.

3.2 Übergabe der Daten und Belege an eine digitale Plattform
Wer mit dem Steuerberater die Daten bereits per Schnittstelle austauscht, für den ist es nur mehr ein kleiner Schritt zur Nutzung einer digitalen Plattform. Die DATEV bietet dafür die Lösung „Beleg2Buchung“. Damit werden die Buchungsdaten verknüpft mit den Belegen im PDF-Format als ZIP-Datei ins Datev-Archiv übertragen. Der Steuerberater liest die Datei ein und hat zugleich Zugriff auf sämtliche Belege. Das Archiv erfüllt zugleich die steuerlichen Anforderungen an die digitale Archivierung von Belegen. Aus unserer Sicht stellt das zurzeit die effektivste Form der Zusammenarbeit dar.

Fazit

Die Ausführungen zeigen, dass die Handwerker-Software als führendes System in der Buchhaltung genutzt werden sollte. Hier sind die Daten zu erfassen und an die FiBu zu übergeben. Der umgekehrte Weg birgt für den Handwerker eine Menge Nachteile. Wer im Büro Zeit und Geld sparen will, sollte sich dringend mit dem Thema befassen. In der nächsten SBZ-Ausgabe geht es um die Verarbeitung der Kontoauszüge. Wir zeigen auch dort den optimalen Weg für das Handwerk.