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Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen

(Alle hier vorgestellten Funktionen sind Teil einer jeden Labelwin-Installation. Sie müssen nicht gesondert erworben werden.) 

Für viele Betriebe sind die Verwaltung von Abschlägen und der Abzug der erfolgten Zahlungen bei den Folge-Abschlagsrechnungen ein wichtiges Thema. Wenn Betriebe große Projekte abwickeln, ist die rechtzeitige Erstellung von Abschlags- oder Teilrechnungen überlebensnotwendig.

Abzugsblock auf den Ausdruck

Wann immer erforderlich, beinhalten Rechnungsausdrucke eine Übersicht der bisher gestellten Forderungen und Zahlungseingänge. Die Daten entstehen automatisch im Arbeitsalltag mit Labelwin. Es müssen lediglich Zahlungseingänge eingetragen werden, was ohnehin für die Überwachung der offenen Posten und das Mahnwesen erforderlich ist.

In der hier abgebildeten Rechnung sind folgende Besonderheiten erkennbar:

  • Die Abschlagsrechnung 1067 (mit separatem Nummernkreis)
    wurde nicht komplett bezahlt.
  • Da sie Ist-versteuert gebucht wurde,
    floss sie in die Endrechnung nur mit der Zahlsumme ein.
  • Es wurden für die Baustelle einige Abzüge nach der Bruttosumme definiert,
    die automatisch abgezogen wurden.
  • Außerdem haben wir Skonto auf die echt zu zahlende Summe gewährt,
    die ebenfalls automatisch ermittelt worden ist.

Ist- oder Soll-versteuerte Abschlagsrechnungen

Labelwin arbeitet so, wie Sie es wollen. Bei Ist-versteuerten Rechnungen werden die Summen erst bei Zahlungseingang an die Buchhaltung übergeben und – je nach Einstellung – nicht auf einem Erlöskonto gebucht, sondern auf einem Zwischenkonto ‘geparkt‘.

Labelwin: Schlussrechnung
Labelwin: Schlussrechnung

Labelwin: Beispiel Schlussrechnung

Der richtige Zeitpunkt für einen Abschlag?

Wann soll oder muss eine Abschlagsrechnung gestellt werden? Hier den richtigen Zeitpunkt zu erwischen, ist oft nicht einfach. Die Regel lautet natürlich: „Immer dann, wenn die aufgelaufenen Kosten die bisherigen Abschlagsrechnungen um einen gewissen Betrag überschreiten“ oder „wenn ein Bauabschnitt abgeschlossen ist“.

1) Listen

Sie können im Labelwin wöchentlich oder auch täglich Listen der Projekte mit dem Stand der Kosten und der Erlöse ausgeben lassen. Diese Listen können auch in Excel dargestellt werden.

2) Erinnerung durch die Projektstand-Anzeige

Optimal ist es, wenn Sie während der täglichen Arbeit sehen, wie das von Ihnen betreute Projekt läuft. Sie können für einzelne Projekte festlegen, dass die Bauleitung beim Arbeiten im Projekt ein aktuelles Balkendiagramm sieht, in dem der Projektstand deutlich erkennbar ist. Spätestens wenn der Ertragsbalken rot wird und damit auf Verlust hinweist, kann keiner mehr sagen, man habe nicht bemerkt, dass der Zeitpunkt für einen neuen Abschlag gekommen sei.

Abschlagsrechnung mit Labelwin

An Excel übergebene Labelwin-Daten

Labelwin: Automatische Erinnerung für Rg.

Labelwin: Projektstand-Anzeige

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