Prüfmodule
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Im Zuge der Digitalisierung werden mehr und mehr Prozesse automatisiert. Zusätzlich werden Arbeiten auf Mitarbeiter verlagert, deren Ergebnisse nur noch von verantwortlichen Personen geprüft werden müssen. Dabei wird sich die Prüfung in manchen Bereichen auf den Blick ins Protokoll beschränken.Entscheidungen, die auf unklaren Daten basieren, können falsch ausfallen. Wenn protokolliert wird, kann der Mensch im Nachgang bei Bedarf einfach korrigieren.
Früher wurden Rechnungen nur auf Papier durchgelesen und abgehakt. Eine Prüfung am Rechner eröffnet neue Möglichkeiten. Neben der Anzeige des ‚Papiers‘ als PDF können Arbeitsberichte, Bestellungen, Ausgangsrechnungen, Zeitbuchungen usw. sofort angezeigt werden. Die Prüfung erfolgt also nicht über das Betrachten des Ergebnisses, sondern alle zum Vorgang gehörenden Informationen, die dazu geführt haben, werden genutzt. Besonders interessant sind Möglichkeiten, die durch ZUGFeRD entstanden. Die berechneten Artikelpreise automatisiert zu vergleichen mit den Bestellpreisen, vereinbarten Projektpreisen, Jahresvereinbarungen und den Stammdaten, ist nur mit EDV-Prüfung möglich. Man kann Artikel mit Aufschlag versehen und in Kundendienstrechnungen übernehmen.
Hier möchten wir exemplarisch die Prüfmöglichkeiten bei Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung und bei vom Monteur selbst gebuchten Zeiten zeigen.
Die Prüfmodule sind in allen Labelwin-Paketen enthalten.
Rechnungseingangsprüfung
Die Prüfung ist erforderlich, um kostspielige Fehler auszuschließen oder zumindest zu vermindern. Noch heute werden in manchen Betrieben die Originale vor der Erfassung auf die Reise durch den Betrieb geschickt, bei manchen wird vorher eine Kopie erstellt oder gleich zwei Exemplare angefordert. Dann muss überwacht werden, dass die Rechnung geprüft wieder zurückkommt, um sie erst dann zu erfassen und zur Zahlung vorzubereiten.
Wir empfehlen, die Rechnungen sofort zu erfassen, Papierrechnungen zu scannen und erst dann die Prüfung zu veranlassen. Gezahlt werden nur geprüfte Rechnungen.
Bei manchen Eingangsrechnungen kann nur der Bauleiter oder der Chef entscheiden, ob sie in Ordnung sind. Allerdings kann durch die Verfügbarkeit von Informationen über Bestellungen, vereinbarten Projektpreise usw. vieles bei der Erfassung geprüft werden. Bei erforderlicher Bauleiterprüfung kann der über die Projektzuordnung automatisch als Prüfer 1 vorgeschlagen werden. Jeder Eingangsrechnung können bis zu zwei Prüfer zugeordnet werden, damit auch die Chef-Freigabe geregelt ist.
Im Startcenter sieht jeder Mitarbeiter, wenn von ihm Rechnungen zu prüfen sind. Besonders interessant sind die Prüfmöglichkeiten mit ZUGFeRD-Rechnungen. Das ist keine weitere Prüfmöglichkeit, sondern ist natürlich mit den hier geschilderten Möglichkeiten verzahnt.
Preisprüfung von Eingangsrechnungen
Bei ZUGFeRD-Rechnungen sind die einzelnen Positionen maschinenlesbar. Deshalb können die Preise bei Labelwin mit den Bestellpreisen, Projektpreisen, Jahresvereinbarungen und Stammdaten verglichen werden. Diese Maske dient aber nicht nur der Prüfung, sondern auch die für eine Reklamation erforderlichen Begründungen werden automatisiert erzeugt.
In dieser Maske steht in der ersten Preisspalte der Betrag aus der Rechnung und in den nachfolgenden Feldern sind die relevanten Vergleichspreise. Preise in Blau sind günstiger, in Grün identisch und in Rot höher. Wichtig ist eine Hierarchie der Vergleichspreise. Vorrangig gilt die Bestellung, dann ein Projektpreis, eine Jahresvereinbarung und zuletzt die Stammdaten (Datanorm-Preis).
Rechnungsausgangsprüfung
Mit Einführung der GoBD-Regeln entfällt die Möglichkeit, eine Rechnung erst nach dem Ausdruck zu prüfen und dann ggf. wieder zu ändern. Wir haben eine Möglichkeit geschaffen, die eine wesentlich bessere Prüfung als die Betrachtung des Papierausdrucks erlaubt. Nach der Freigabe des Erstellers zur Prüfung und vor dem Druck gibt es eine Kontrolle der gebuchten Zeiten, die Ansicht des Arbeitsberichts, der Deckungsbeiträge usw. Die Rechnung kann aus dieser Maske heraus auch korrigiert oder direkt gedruckt werden. Üblicherweise wird sie aber nur auf geprüft gesetzt und später gedruckt.
Informationen zur Prüfung:
- Einkaufspreise
- Deckungsbeiträge
- berechnete Zeit / gebuchte Zeit
- Quelle der Daten (Eingangsrechnungen, Zeitbuchungen),
- bei Kundendienstrechnungen
+ der komplette Auftrag
+ der gescannte oder mobil erzeugte Arbeitsbericht
+ die detaillierte Auswertungsmaske
+ die Fotodokumentation
+ Notizen, Prüfprotokolle, Checklisten
Aktionen:
- Bei Fehlern kann der Prüfer selbst korrigieren.
- Man kann Dokumente auf ‚fehlerhaft‘ setzen, den Grund eintragen und an die Ersteller zurückgeben.
- Wenn das Dokument fehlerfrei ist, kann von hier gedruckt werden.
- Mit dem Knopf ‚geprüft‘ wird das Dokument freigegeben und kann von Kollegen gedruckt werden.
- Sofort nach ‚geprüft‘ oder ‚fehlerhaft‘ wird die nächste Rechnung gezeigt.
Zeitprüfung
Das Erfassen von Zeiten erfolgt zunehmend vor Ort beim Kunden mit unserer mobilen Lösung oder mit Schnittstellen aus Fremdsystemen wie MobilZeit, TomTom usw. Es entstand das Bedürfnis, die Zeiten auf Richtigkeit zu prüfen, denn Fehler können große Auswirkungen haben: Mitarbeiter bekommen zu viel oder zu wenig Geld, Projekte werden falsch belastet – und da im Kundendienst Zeiten in die Rechnung übernommen werden, können auch Kunden falsche Rechnungen erhalten.
Alle relevanten Daten sind sichtbar, einschließlich Auftragsberichte und Fotos. Über die Anzeige der Tages- und Wochenstunden sind auch Stichpunktprüfungen möglich. Eventuell aufgedeckte Fehler können natürlich sofort korrigiert werden.
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