Benedikt Kratzer ist Gründer und Geschäftsführer der Firma Energietechnik Benedikt Kratzer in Gablingen, in der Nähe von Augsburg. Seit der Gründung 1998 setzt er sich kontinuierlich mit dem Thema Digitalisierung auseinander und optimiert stetig die Prozesse des Unternehmens mit 15 Mitarbeitern.
Seiner Meinung nach ist es wichtig, bei jeder Umstellung und Optimierung Schritt für Schritt vorzugehen und nichts zu überstürzen. Benedikt Kratzer erklärt seine Regeln: „Jede Integration in unserem Betrieb muss drei Kriterien erfüllen. Sie muss effizient, durchgängig und nachhaltig sein. Das bedeutet: jede Lösung muss den Arbeitsablauf merklich verbessern, entweder zeitlich oder wirtschaftlich. Wenn eine Änderung eingeführt wird, dann für alle. Zum Beispiel: die Zeiterfassung gibt es für alle Mitarbeiter; Jedes Materialteil bekommt einen Barcode im Lager. Wenn man nicht einheitlich vorgeht, dann kommt es doch wieder zu Verwirrungen, und alle unsere Umstellungen müssen langfristig zu unserem Fahrplan als Unternehmen passen. Ich brauche keinen Prozess digitalisieren, den ich nicht langfristig weiter nutzen will.“
Um seine Ziele zu verfolgen, führte er 2014 Labelwin ein, gefolgt von der App Label Mobile in 2016. Label Mobile wird im Kundendienst und im Projektgeschäft genutzt. „Das ist ein super Tool. Meine Techniker arbeiten sehr gerne mit der App, die können sich gar nicht mehr vorstellen, ihre Arbeit mit Zetteln zu machen. Eine Besonderheit bei uns ist, dass unsere drei Kundendiensttechniker draußen alle ihre Termine selber vereinbaren. Die können selber am besten einschätzen wie lange sie für einen Auftrag brauchen. Das spart uns Zeit im Büro und verkleinert das Risiko von interner Fehlkommunikation.“
Dokumentation ist das A und O für Benedikt Kratzer. „Dadurch haben wir eine wahnsinnige Transparenz.“ Die Mitarbeiter dokumentieren über Label Mobile ihre Zeiten und Fortschritte in Aufträgen und Projekten – und das jeden Tag. „Material und Arbeitszeit werden per Smartphone oder Tablet auf den Auftrag gebucht. Ausgeführte Arbeiten werden automatisch erweitert, gepflegt und jeder Techniker bei uns macht am Abend Fotos von seiner Baustelle. Dadurch sind alle Daten für die Techniker griffbereit und stehen für die nächsten Einsätze zur Verfügung. Früher war es am Ende des Monats immer so, da hat man halt nicht jeden Tag gebucht und dann war man sich nicht mehr sicher, was da genau Sache war oder hat der Azubi jetzt an dem Tag Schule gehabt oder, oder, oder. Diese Verwirrung ist jetzt völlig abgeschafft. Durch die täglichen Buchungen haben wir quasi ein Bautagebuch. So habe ich den Überblick über jede Baustelle im Unternehmen. Ich gucke da jeden Abend für 10 Minuten drüber, prüfe die Zeiten, und habe alles beisammen.“ Alle Daten werden zentral in Labelwin gesammelt, es geht nichts verloren und alle haben den Überblick. Ein System, von dem alle profitieren.
Benedikt Kratzer sieht der Zukunft entspannt entgegen. „Ich bin optimistisch, dass wir da sehr gut aufgestellt sind, gerade durch unsere digitalen Prozesse. Als nächstes schauen wir uns mal KI-Unterstützung an. Wir machen einfach immer weiter, in kleinen Schritten und ab und zu auch mit einer Verschnaufpause, aber die Digitalisierung hört nicht auf.“