Das Handwerksunternehmen Hermann Becker GmbH & Co. aus Brilon im schönen Sauerland bietet seit 1977 besten Kunden-Service in den Bereichen Heizung & Sanitär, Bäderbau sowie Innen- und Außenpools. Seit 2009 gehört zudem die b-cube GmbH zum Betrieb, ein Einrichtungsspezialist und Handelsunternehmen für Badausstattungen und Sanitärräume. Das insgesamt 40-köpfige Team setzt bei seiner Projektabwicklung dabei seit 2017 auf die kaufmännische Software Labelwin und die App Label Mobile. „Die Entscheidung für Label Software ist damals auf der ISH in Frankfurt gefallen. Wir hatten uns dort verschiedene Softwaresysteme angesehen, Labelwin und die dazugehörige App haben uns dann am meisten überzeugt“, so Kundendienstleiter Ralf Constapel.
Vor dem Einsatz der Label Softwarelösungen nutzte der Betrieb bereits eine andere Software, über die jedoch nicht alle Projektschritte ausreichend abgebildet werden konnten. „Die Abwicklung und Terminplanung lief komplett über den Outlook-Kalender. Die Zentrale hat die Termine mit allen wichtigen Infos dort manuell angelegt. Jeder Mitarbeiter konnte zwar einsehen, was er als nächstes wo zu tun hat. Die weitere Abwicklung lief dann aber nur noch analog in Papierform ab. Es gab einen 2-seitigen ausgedruckten Auftrag mit den Kunden bzw. Projektdaten auf der einen Seite, die Anlagedaten mit Checkliste auf der anderen Seite. Aufmaße, Arbeitsstunden und Materialverbrauch wurden dann noch einmal gesondert erfasst.“ erinnert sich Ralf Constapel. Nicht selten wurden die Zettel im Auto liegen gelassen und es konnte keine Kontrolle stattfinden. „Im schlimmsten Fall wurden dadurch Sachen doppelt gemacht wie z.B. doppelte Materialbestellungen oder aber auch mal 2 Angebote von 2 verschiedenen Mitarbeitern.“ Die gesammelten Zettel wurden nach Auftragsabschluss in Ordner abgeheftet. „Wenn man etwas bei einem Projekt nachschauen wollte, was schon ein paar Jahre her war, hattest du ein Problem. Dann musste man schon mal den Stapler holen, um an die eingelagerten Ordner wieder dran zu kommen.“
Und wie schaut es heute aus? „Gegenüber der früheren Zettelwirtschaft ist der Ablauf nun wesentlich übersichtlicher. Wenn ein Projekt angelegt wurde, kann jeder sehen, was bestellt worden ist, ob eine Bestellung angekommen ist, ob die Auftragsbestätigung da ist, welche E-Mails bereits geschrieben worden sind. Jetzt müssen wir nicht mehr zu dem zuständigen Bearbeiter ins Büro und nach dem Stand fragen. Jeder findet schneller heraus, was beim Kunden alles erledigt worden und was noch offen ist. Das ist schon sehr nachhaltig.“, so Herr Constapel.
Durch den Einsatz der Projektverwaltung können Aufträge tagesaktuell kontrolliert werden. „Einmal F9 gedrückt und schon habe ich den Projektstand vor mir liegen. Man sieht sofort, was schon an Material verbraucht ist, was an Rechnungen geschrieben worden sind, welche Stunden gebucht wurden. Man weiß direkt Bescheid, was am Ende des Tages noch an Marge übrigbleibt. Das kann dann als Basis für andere Projekte genutzt werden, um die Kalkulation dort zu verbessern. Mit einem Klick sehen wir, was in dem vorherigen Auftrag für Zeiten angeboten worden sind und ob man bei der nächsten Ausführung damit auskommt oder nicht.“