Alles auf einen Blick – mit einer einzigen Software. Eine Tatsache, die Andreas Blüder von der Firma Horst Zienert GmbH im Jahr 2019 staunen ließ: „Egal an welchem Arbeitsplatz man mit Label arbeitet, egal von wo man auf die Dinge guckt – man hat immer den passenden Blickwinkel auf alles.“ Dass die Digitalisierung allerdings ein ständiger Prozess ist, haben die Mitarbeiter der Firma Zienert in den letzten Jahren feststellen müssen. Die „Si“ und die „Computern im Handwerk“ haben berichtet.
Das Traditionsunternehmen Zienert GmbH besteht seit fast 50 Jahren im hessischen Edingen. Mit seinen mehr als 70 Mitarbeitern hat sich der Meisterbetrieb im Bereich Heizung, Lüftung und Sanitär einen Namen gemacht. Gemeinsam mit der Geschäftsführung wurde im Jahr 2019 beschlossen, dass ein Wechsel der Zienertschen Betriebssoftware unumgänglich war. Zur Auswahl standen drei Softwares. „Wir hatten einfach das Problem, dass wir mit unserer bis dato genutzten Software bezogen auf unser Unternehmen nicht weiterkamen“, so Andreas Blüder, Leiter der Unternehmensorganisation. Schnell kam die ERP-Software-Lösung Labelwin, spezialisiert auf die Unternehmensbereiche Sanitär, Heizung, Elektro, Kälte/Klima, Solar und Anlagenbau, in die engere Auswahl. Das Gesamtkonzept habe die Verantwortlichen damals schlichtweg überzeugt. „Vor allem die Tatsache, dass Labelwin eine branchenspezifische Software ist, hat uns einfach sehr gut gefallen“, erinnert sich Blüder. Labelwin bekam schließlich den Zuschlag.
Schnellstmöglicher Umstieg
Nachdem die Entscheidung gefallen war, sollte alles schnellstmöglich stattf inden. „Natürlich hatten wir großen Respekt vor der Umstellung von der einen auf die andere Software. Was wäre, wenn es nicht funktioniert und wichtige Daten verlorengehen? Da hängt ja enorm viel dran“, weiß Andreas Blüder. Im Nachhinein erwies sich seine Sorge als unbegründet: „Es lief alles wesentlich besser, als wir es uns je erhofft hätten. Reiner Seifert, der zuständige Software-Entwickler der Firma Label, hat die Datenübernahme so geregelt, dass wir maximale Zahlen hatten und maximale Daten verfügbar waren. Wir haben alles mitgenommen, was ging – und das innerhalb eines Tages.“
Abläufe optimiert
Die Einbindung der Software in die Unternehmensstrukturen rollte den gesamten Betrieb neu auf: Viele Abläufe wurden durch die Einführung von Label verändert und optimiert. Eine große Erleichterung empfand Blüder vor allem im Bereich der Finanzbuchhaltung durch die Anwendung des Moduls „Rechnungseingangsbuch“. „Vor zwei Jahren haben wir die eingehenden Rechnungen noch in Papierform verteilt. Jeder hat drauf geschrieben, welche Kommission das ist, dann hat unser Buchhalter die Rechnungsdaten alle mit der Hand eingetippt. Da hat der drei Tage die Woche nichts anderes gemacht als Rechnungen gebucht. Heute schaffen wir die gleiche Arbeit von ehemals gut hundert Stunden in 30 Stunden pro Monat – da haben wir die Zeit nahezu geviertelt. So hat der Buchhalter deutlich mehr Zeit für wesentliche andere Aufgaben.“ Zu 98 % kämen die Rechnungen mittlerweile per EMail und werden so durch die Software eingelesen. Mit der Einbindung von ZUGFeRD, ein effektives Werkzeug, um den Aufwand der Verarbeitung deutlich zu reduzieren. Bei ZUGFeRD handelt es sich um eine PDF-Datei mit der Ansicht für den Menschen und darin unsichtbar eingebettet eine vom Computer lesbare Datei. Mit Hilfe dieser eingebetteten Datei erkennt Labelwin den Absender, die Rechnungssumme, die Zahlungsbedingungen und – besonders wichtig – die Kommission, also die Projektnummer oder den Kundendienstauftrag.
Eine bedeutende Umstellung erfuhr auch die interne Kommunikation der Firma Zienert. „Einiges, was noch in Papierform ankommt, wird digitalisiert und nachher von der Zentrale einem Projekt zugeordnet. Fast jeder Post-it ist somit quasi digital und für jeden Mitarbeiter einzusehen. Das gibt ordentlich Transparenz.“ Diese Dinge werden im Modul „Aufgabenverwaltung“ abgewickelt. Diese funktioniert wie ein elektronischer Notizzettel, der allen Beteiligten vorliegt und von anderen Mitarbeitern eingesehen und aktualisiert werden kann. Jede angelegte Aufgabe kann einer Adresse oder einem Projekt zugeordnet werden. Wenn gewünscht können relevante Mitarbeiter bei einer Änderung eine Update-E-Mail bekommen.
Auch farbige Markierungen innerhalb der Aufgabenliste sind möglich und verschaffen einen Überblick. In Zukunft werden nach und nach alle Monteure mit der App „Label Mobile“ ausgestattet. Mit dieser mobilen Lösung haben sie die Möglichkeit, in direkter Verbindung mit dem Büro zu stehen – und natürlich auch auf die Aufgabenverwaltung zuzugreifen. „Da schließt sich dann der Kreis. Jeder hat von überall aus alles im Blick, besser geht’s nicht!“, freut sich Blüder.
Die App Label Mobile erleichtert den Monteuren ihre Arbeit in jederlei Hinsicht: Zeiten können erfasst, Daten ausgegeben, Aufträge abgearbeitet und Projekte eingesehen werden.
„Das wird ein weiterer großer Schritt in Richtung ‚digitales Unternehmen‘, auf den wir uns schon sehr freuen“, so Andreas Blüder. „Die Digitalisierung bedeutet einen ständigen Wandel und ich empfinde es als sehr hilfreich, wenn jemand vom Fach einem bei den wesentlichen Schritten an die Hand nimmt und man gemeinsam guckt, was als Nächstes angegangen werden kann. Label Software ist ein ‚Gesamtkunstwerk‘, das unsere Bedürfnisse an jeder Stelle abdeckt. Natürlich kann man nicht davon ausgehen, dass alles gleichbleibt. Die Digitalisierung setzt eine ständige Entwicklung voraus. Die wesentliche Frage ist: Lasse ich mich darauf ein oder nicht?“