Oft merkt man erst, wie hilfreich ein digitaler Prozess ist, wenn man ohne auskommen muss. So ging es den Mitarbeitern der Wienströer Sanitär- und Heizungstechnik GmbH vor Kurzem. Der Betrieb aus Hamm hat 100 Mitarbeiter und kümmert sich um alle Anliegen seiner Privatkunden in den Bereichen Heizung und Bad. Geschäftsführer Frank Wienströer sagt: „Wir haben zu jedem Zeitpunkt eine Vielzahl von Projekten und tägliche Kundendienstaufträge. Das bedeutet, manchmal geht es für unsere Monteure zwischendurch zum Großhandel, weil sich nicht jede Reparatur im Vorhinein planen lässt. Um diesen Prozess so reibungslos wie möglich für alle Beteiligten zu gestalten, haben wir 2023 den „Abhol-Ident“ eingeführt.“ Mit der Schnittstelle zwischen Großhandel und Bürosoftware Labelwin wird die Thekenabholung vereinfacht: Bei der Abholung von Ware beim Großhändler kann der Handwerker einfach einen QR-Code auf seinem Handy zeigen und scannen. Darin sind alle wichtigen Informationen wie die Kundennummer, der Name des abholenden Mitarbeiters und die Bestell- oder Kommissionsnummer enthalten. Die Rechnung wird im Anschluss automatisch dem richtigen Auftrag in Labelwin zugeordnet. Dadurch werden Übertragungsfehler im Arbeitsalltag vermieden, die Thekenabholung für alle Beteiligten vereinfacht.
Aber was, wenn diese kleine Stütze plötzlich wegfällt? „Katastrophe“, sagt Frank Wienströer und lacht. „Der Abhol-Ident war im Juni wegen technischer Probleme ca. einen Arbeitstag nicht nutzbar – das hat direkt zum Chaos geführt. Wir haben mit unseren Lieferanten vereinbart, dass ohne unsere Bestellnummer nichts rausgeht.“ Daher kamen im Büro bei Lisa Wienströer, die noch nie ohne Abhol-Ident gearbeitet hatte, Fragen auf: „Bei uns haben alle Monteure ein Handy oder Tablet und organisieren mit Label Mobile die Abholungen und Bestellnummern selber, sodass wir im Büro damit nichts zu tun haben. Für mich war das eine total neue Situation, als die Monteure morgens anriefen, weil sie ihr Material nicht wie gewohnt abholen konnten und von uns im Büro die Bestellnummer brauchten. Da musste ich erstmal meine Kollegen fragen, wie man das manuell in Labelwin macht.“
Vor der Einführung des Abhol-Ident war dieser Prozess Standard – jetzt fiel mit einem Mal auf, wie viel Arbeit da abgenommen und eingespart wurde. „So eine Bestellnummer zu erstellen, dauert an sich nicht lange. Das ist kein riesen Aufwand, aber bei 100 Mitarbeitern summiert sich das und zu Stoßzeiten waren das auch einige Anrufe mehr. Jetzt im Sommer ging das noch, aber im Winter, wenn es generell mehr zu tun gibt, wären wir durchgängig am Telefonieren gewesen. Wir haben auf jeden Fall gemerkt, wie viel Arbeit uns da täglich erspart bleibt, sowohl in der Vor- als auch Nachbereitung. Als es wieder funktioniert hat war das eine deutliche Erleichterung für uns“, sagt Lisa Wienströer.
So kleinere Ausfälle sollten natürlich gar nicht erst passieren, aber sie zeigen sehr deutlich wie „Kleinigkeiten“ wie der Abhol-Ident die tägliche Arbeit im Büro und auf der Baustelle erleichtern und auch dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter auf andere und wichtigere Aufgaben konzentrieren können.