Wie finde ich die beste Handwerkersoftware?

Wie geht man eigentlich vor, wenn man einen SHK-Betrieb gründen möchte? Was wird benötigt, was ist wichtig? Büroräume, Autos, Lager, fähige Mitarbeiter? Für effi zientes Arbeiten und schlanke Büroprozesse darf heutzutage vor allem eins nicht fehlen: die passende Betriebssoftware. Und das am besten direkt von Anfang an. Die Autoren Nora und Gerald Bax, die Geschäftsführer von Label Software, geben wertvolle Tipps, worauf bei der Auswahl einer Betriebssoftware und App geachtet werden sollte.

Egal wie groß Ihr Handwerksbetrieb ist: Sie brauchen effiziente und qualitative Abläufe und Arbeits prozesse.Ohne Zweifel sind Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das wichtigste Kapital Ihres Unternehmens – mit ihnen steht und fällt die Qualität Ihrer Leistungen. Direkt darauf folgt aber schon die Branchensoftware und die damit verbundene App für den Außeneinsatz. Mit der richtigen Software sparen Sie Zeit und Geld, können diese Zeit nutzen, um Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln und wahren stets den Überblick über Ihren Unternehmenserfolg. Und nicht zu vergessen wirkt sich eine gute Software und App auch auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter aus: je einfacher diesen der lästige, aber nötige „Papierkram“ fällt, desto mehr können Sie sich auf Ihre Kernkompetenz – Ihr Handwerk – konzentrieren.

Aller Anfang ist schwer?

Doch wo fange ich an? Wie finde ich die passende Software? Wer bei Google ‚SHK-Software‘ eintippt, stößt auf Namen, die selbst Insidern wie uns unbekannt sind. Sinnvoller ist ein Blick in die Fachzeitschriften. Die gängigen Softwarehäuser tauchen hier regelmäßig auf. Hilfreich sind auch Nachfragen bei Ihrem Verband, bei Lieferanten und bei Kollegen. Eine gute Quelle ist letztlich der BVBS (Bundesverband der Bausoftware), bei dem die führenden SHK-Softwarehäuser Mitglied sind.

Was für Immobilienmakler das Mantra ‚Lage, Lage, Lage‘ ist, gilt bei Software mit dem Wort ‚Empfehlung‘. Den Wert einer Software erkennen Sie aus den Empfehlungen von Anwendern. Vielleicht kennen Sie bereits Betriebe, die mit der Software Ihrer Wahl arbeiten? Falls nicht, lassen Sie sich vom Softwarehaus Anwender nennen, mit denen Sie sich unterhalten können. Rufen Sie die Anwender an und klären Sie, ob und wie zufrieden sie sind, ob die Betreuung klappt, wie lange und aufwendig der Einstieg war usw. Schön ist es natürlich, wenn die Anwender eine ähnliche Größe und ähnliche Schwerpunkte haben. Aber das Wichtigste – Aussagen zur Zufriedenheit – kann man immer nutzen. Bei den Referenzen sollten Sie mehr als einen Anwender anrufen und unbedingt mit der Chefetage reden. Sie können davon ausgehen, dass sich kein Betrieb ‚kaufen‘ lässt und Ihnen jeder seine ehrliche Meinung sagt.

Präsentation der Software

Nehmen Sie sich bei der Auswahl der Softwareanbieter die Zeit, einige Programme zwei bis drei Stunden genauer anzuschauen. Fragen Sie den Verkäufer alles was Ihnen wichtig ist, aber geben Sie ihm auch Zeit die Vorteile seines Programms darzustellen. Vielleicht sind Dinge dabei, an die Sie noch nicht gedacht haben. Bei der heutigen Komplexität von Software kann der Verkäufer nicht mehr alle Details kennen. Schauen Sie ob und wie er Sie bei Fragen, die er nicht sofort beantworten kann, im Nachgang informiert. Daraus können Sie durchaus Rückschlüsse auf spätere Problemlösungen ziehen.

Und worauf muss ich bei der Auswahl der Software inhaltlich achten?

2. Anwenderfreundlichkeit
Ist die neue Software logisch und anwenderfreundlich strukturiert? Bedenken Sie, dass selbst bei einer Schulung nicht alles sofort gelernt wird und man sich in manche Dinge selber einarbeiten wird. Ist die Software zudem vernünftig dokumentiert und gibt es situations bezogene Erklärungen im Programm – quasi eine Hilfe zur Selbsthilfe, wenn man mal nicht weiterkommt?

3. Spezialisierung
Ist die Software auf Ihr Gewerk spezialisiert? Spezialisierte Software hilft Ihnen, die alltäglichen Anforderungen Ihrer Kunden besser zu bewältigen. Ihr Handwerksbetrieb ist auf bestimmte Gewerke fokussiert – warum nicht auch Ihre Software? Im Gegenzug müssen Sie sich auch nicht mit für Sie unnötigen Funktionen befassen – wie z. B. als SHK-Betrieb der Flächenberechnung aus dem Malergewerbe.

4. Organisation
Eine Software soll Ihnen helfen, Ihren Betrieb besser zu organisieren. Projekte und Vorgänge werden übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt. Das fängt bei der internen Kommunikation an. Welche Möglichkeiten bietet die Software zur lückenlosen Zusammenarbeit? Gibt es ein Ticketsystem, in dem alle kundenbezogenen und internen Aufgaben sauber dokumentiert werden können, sodass alle Mitarbeiter darauf Zugriff haben?

Bei einem Kundenanruf sollten alle offenen Aufgaben und Vorgänge sofort präsent sein und jedem Mitarbeiter alle wichtigen Kundeninformationen zur Verfügung stehen. Aufwändiges Suchen, Nachfragen bei Kollegen, zeitaufwändige Rückrufe – all das entfällt mit der rich tigen Software. Das spart nicht nur Arbeitszeit, sondern reduziert auch Stress und Arbeitsbelastung.

5. Zukunftssicherheit und Weiterentwicklung
Die Einführung einer Betriebssoftware und App ist mit Aufwand verbunden. Sie müssen Kunden- und Betriebsdaten integrieren, Mitarbeiter schulen und Prozesse implementieren. Wichtig ist daher, dass Sie eine Betriebssoftware wählen, mit der Sie möglichst lange, wenn nicht sogar ‚für immer‘ arbeiten können und wollen. Prüfen Sie daher vorab unbedingt:

a. Ist zu erwarten, dass das Softwarehaus dauerhaft existieren wird?
b. Wird die Software weiterentwickelt und gibt es regelmäßige Updates? Wird in angemessenem Zeitrahmen auf neue technische Lösungen oder neue Gesetze reagiert?
c. Sorgen Sie unbedingt dafür, dass Sie die Weiterentwicklungen nutzen können, damit Sie nicht irgendwann ‚abgehängt‘ sind.
d. Ist die Software auch dann passend, wenn Ihr Betrieb wächst, wenn Sie eine weitere Firma dazu kaufen oder ein weiteres Gewerk dazu nehmen?
6. Besitzverhältnis – Leasing oder Kauf, begrenzte Nutzungsdauer Kaufen Sie die Software für eine bestimmte Nutzungsdauer oder gehört Sie ihnen dauerhaft? Mit x Jahren Laufzeit gibt es irgendwann Stress.

7. Verfügungsgewalt über die Daten
Sind die mit der Software erfassten Daten wirklich in Ihrem Besitz? Haben Sie wirklich Zugriff auf alle Adressen, Anlagen, Wartungsverträge, selbst erfasste Artikel usw., wenn Sie irgendwann doch die Software wechseln müssen?

8. Übernahme von vorhandenen Daten
Falls Sie schon eine Software einsetzen und wechseln wollen, sprechen Sie das Thema Datenübernahme an. Mindestens die Adressen Ihrer Kunden als wichtigstes Kapital sollten übernommen werden. Je mehr Daten übernommen werden können, umso besser. Aber gehen Sie davon aus, dass man wegen unterschiedlichen Strukturen nicht alles übernehmen kann. Wer das verspricht, lügt Sie an.

9. Service: Betreuung und Schulung
Neben der Software selbst ist die Betreuung das Allerwichtigste. Seien es Schulungen, Seminare, Prozess beratungen oder Hilfe bei Problemen – jeder gute Softwareanbieter sollte Ihnen eine Kundenbetreuung anbieten. Dabei steht die Qualität an oberster Stelle: es kommt auf die Kenntnisse und Erfahrung der Kundenbetreuer an. Es nutzt nichts, wenn ein Callcenter immer erreichbar ist und dann nicht helfen kann. Man kann mit einem Programm, das in alle Bereiche des Betriebs hineinwirkt, nicht ohne gute Betreuung leben.

Für Schulungen gilt: Jede Programmeinführung braucht eine profunde (Grund-)Schulung. Sparen Sie nicht an der Schulung, weder aus Zeit- noch aus Geldgründen. Kein umfangreiches Programm kommt ohne aus. Die für die Schulung benötigte Zeit, haben Sie durch den sicheren Umgang mit dem Programm bald wieder raus. Wichtig ist auch: Jeder Mitarbeiterwechsel und Kauf neuer Programmbereiche muss mit einer Schulung (intern oder extern) verbunden sein. Alles andere führt zu Frust und Enttäuschung auf beiden Seiten. ‚Versuch und Irrtum‘ ist an der Stelle die ungeeignete Methode.

Zu guter Letzt ist noch der Punkt Kommunikation und das schon oben angesprochene ‚Hilfe zur Selbsthilfe‘ relevant: Informiert Sie der Softwareanbieter regelmäßig über Neuerungen im Programm und App? Gibt es Newsletter oder Informationsveranstaltungen? Und als ‚Kirsche auf dem Kuchen‘: Gibt es vielleicht sogar ein Kundenportal mit Nachschlagewerken, Programm- und Prozessbeschreibungen oder Videotutorials zur Weiterbildung?

10. Preis-/Leistungsverhältnis
Beim Kauf einer Software kommt es nicht nur auf den Kaufpreis an, sondern auch auf die Folge- und Nebenkosten. Beachten Sie, dass die Kosten des Betriebs bei der Einführung & Schulung die Softwarekosten bei Weitem übertreffen können. Bei einem Fehlgriff und späterem erneuten Softwarewechsel fallen diese Kosten wieder an.

Resumee

Die Wahl der richtigen Software ist eine schwierige Angelegenheit. Obwohl die Software letztlich ein Werkzeug ist, kann sie nicht einfach wie ein untaugliches Werkzeug ausgetauscht werden. Auch mit Unterstützung von EDV-Spezialisten können Sie die Qualität einer Software nur schwer beurteilen, weil diese meist nur die Technik sehen und Ihre Prozesse nicht kennen. Nehmen Sie sich selber die Zeit, sich damit zu beschäftigen und denken Sie an das Mantra ‚Empfehlung, Empfehlung, Empfehlung‘.“