Digitalisierung, aber richtig

Organisation schlägt Fleiß: Unter diesem Motto entschied sich die Doliwa GmbH im Jahr 2018 zur Umstrukturierung. Das in den 1930er-Jahren gegründete SHK Unternehmen räumte auf. Durch Digitalisierung des Betriebs wurden Arbeitsabläufe optimiert, die betriebliche Organisation verbessert und vor allem eines geschaffen: mehr Zeit für das Wesentliche – das Handwerk! Ein Fokus der Umstrukturierung: die Buchhaltung. Das Heizungsjournal hat berichtet.

Im Jahr 1999 übernahmen Wolfhard Michler und Oliver Bremm das Traditionsunternehmen Doliwa aus Bochum mit 25 Mitarbeitern. „Wir sind direkt sehr schnell gewachsen“, erinnert sich Wolfhard Michler. Die Anforderungen an das Büro wuchsen mit und um diesen gerecht zu werden, führten die neuen Inhaber die Branchensoftware „Labelwin“ ein. Die Digitalisierung wurde angeschoben – stieß aber schnell auf Hürden im Unternehmen. „Unsere Schreibtische waren die typischen Schreibtische eines Handwerkers: voll. Wir hatten 60 Leute im Unternehmen, 40 Monteure, zwölf Auszubildende. Kein kleiner Betrieb. Und wie das dann so ist, kümmerten wir uns hauptsächlich um die Arbeit draußen. Wir haben das Potential der Software nie ausgeschöpft.“ Die Digitalisierung geriet ins Stocken. 2018 entschieden sich die Inhaber zu einer radikalen Umstrukturierung des gesamten Unternehmens: „Wir dachten uns: Das kann so nicht weitergehen, wir werden älter, das reibt uns auf. Wir sitzen hier jeden Abend bis 19 Uhr, auch am Wochenende. Das muss anders gehen“, erinnert sich Oliver Bremm. Die Umstrukturierung des Unternehmens begann mit einer Mitarbeiterveranstaltung: „Wir erklärten das Vorhaben, unterhielten uns. Und wie das so ist: Manche gingen danach nach Hause und sagten sich, »lass den Alten mal reden, mal gucken, was passiert«.” Doch die Geschäftsführer der Doliwa GmbH verfolgten ihr Vorhaben mit Nachdruck – und das zeigte Wirkung im Arbeitsalltag aller. „Der Mitarbeiter einer Baustelle ist derjenige, der schraubt. Der will schrauben und der will auch gut schrauben. Und wenn der merkt, dass sich die Zuarbeit ändert und alles besser organisiert ist, weil der Geldfl uss besser läuft, dann sieht er auch seine Vorteile.”

Betrieb durchleuchtet

Gemeinsam mit dem Unternehmensberater Alfons Kock wurde der Betrieb auf Herz und Nieren geprüft. Schnell stellte die Geschäftsführung fest, dass die eingesetzte Software eher als „erweiterte Schreibmaschine“ genutzt wurde und die Vorteile der Digitalisierung so nicht zum Tragen kommen konnten. Das passende Werkzeug war also schon im Einsatz, musste nur richtig genutzt werden. Wolfhard Michler und Oliver Bremm zogen aus den eigenen Reihen Mitarbeiter aus dem aktiven Außendienst und holten sie ins Büro: als Kundendienstleiter Heizung, als Kundendienstleiter Sanitär, als Projektleiter. „Das hat uns sehr geholfen.” Mitarbeiter wurden geschult und die bestehende Software besser genutzt. Alfons Kock erinnert sich: „Ich hatte zwar schon einen Kunden von Label Software, kannte das Programm aber in der Tiefe noch nicht. Ich bin begeistert, wie wir mithilfe der Software Vorgänge optimieren konnten und nun Zeit und Geld sparen.“ Ein Fokus der Umstrukturierung lag auf der Buchhaltung. Mit Erfolg: „Die Umstellung in der Buchhaltung hat mich total vom Hocker gehauen. Das ging superschnell und war extrem effektiv. Man kann in Echtzeit den Betrieb durchleuchten, hat immer eine mitlaufende Kalkulation vor Augen und spart sehr viel Arbeit und Zeit. Und das noch in Verbindung mit der Zeiterfassung: eine Krone in der Kalkulation, um Projekte vernünftig zu überblicken. Das war fantastisch. Ich möchte es nicht mehr missen. Es ist wirklich so”, betont Wolfhard Michler und lacht. In der Vergangenheit wurden Daten doppelt erfasst, Eingangsrechnungen per Hand in „Labelwin“ eingetippt und später noch einmal in die Datev. Ein hoher Arbeitsaufwand, der zudem sehr anfällig für Fehler war. Das musste sich ändern. Die Geschäftsführer stellten um auf „ZUGFeRD“-Rechnungen und richteten die FiBu-Schnittstelle ein. Ein Großteil der Rechnungen trifft seither im „ZUGFeRD“- Format ein. „Das sind so 10.000 Stück im Jahr. Der Rechnungseingang ist also digital. Die Verbuchung innerhalb von »Labelwin« geht total schnell – was früher lange gedauert hat, passiert nun in Sekunden. Wir haben dann die Daten sofort in den richtigen Projekten, in den Kundendienstaufträgen; so wie es sein soll. Die FiBu-Schnittstelle von »Labelwin« macht dann den direkten Übergang in die Datev, inklusive Belege. Es gibt keine Rückfragen mehr vom Steuerberater, weil wir auch die Belegzu-Beleg-Buchung in der Datev umgestellt haben.”

Alle Mitarbeiter, die mit Organisation zu tun haben, können über „Labelwin“ Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Statistiken sehen. „Alles ist transparent. Es ist von großem Vorteil, den kaufmännischen Teil des Betriebs in kurzer Zeit zu überblicken, anstatt darauf zu warten, dass der Steuerberater mal eine BWA schickt.“ Wolfhard Michler überlegt einen Moment und lacht dann: „Ich weiß nicht, wie wir das vorher gemacht haben.“

Auch eine mobile App für Smartphones und Tablets im Kundendienst wurde eingeführt: „2020 wurden einige Monteure mit der App »Label Mobile« ausgestattet, 2022 wurde dann der komplette Betrieb auf »Label Mobile« umgestellt.“ Auf die Frage, wie diese Umstellung verlief, zuckt Michler mit den Schultern: „Ganz einfach.“ Die Umstrukturierung des Betriebs und die Prozess-Optimierung mithilfe der Branchensoftware schafften vor allen Dingen Zeit. Die Sorgen mancher Mitarbeiter, dass man wegreduziert werden könnte, lösten sich schnell auf.

„Die Arbeitszeit, die so frei wird, kann man in anderen Bereichen im Unternehmen wunderbar einsetzen – für Dinge, die sonst einfach liegen geblieben oder unter den Tisch gefallen sind. Da fällt kein Arbeitsplatz weg. Aber man muss alle Mitarbeiter mitnehmen.“ Einige Mitarbeiter äußerten auch Kontrollängste und befürchteten geringere Bezahlung. „Nach wenigen Wochen sprach kein Mensch mehr darüber.“ Auch Unternehmensberater Alfons Kock unterstreicht: „Eine derartig starke Digitalisierung ist aus meiner Erfahrung nur möglich, wenn die Mitarbeiter im Veränderungsprozess begleitet, ausführlich die Vorteile der Veränderung für alle Beteiligten herausgearbeitet und die Qualität der Umsetzung sichergestellt werden.“

Fazit

Wenn sich Wolfhard Michler selbst eine E-Mail in die Vergangenheit schicken könnte, wüsste er schon, welchen Rat er sich zukommen ließe: „Nicht so viel nachdenken, einfach angehen. Das ist erst Arbeit, ja, aber die zahlt sich unheimlich schnell wieder aus. Und: Immer wieder Gespräche führen und die Leute mitnehmen! Und: In alten Strukturen mit einer neuen EDV zu arbeiten, macht keinen Sinn. Man muss alle Betriebsabläufe einmal durchleuchten und in Verbindung mit der Software neu organisieren. Ob das der Kundendienst ist mit den Wartungsverträgen, mit der Digitalisierung der Termine, mit dem Automatismus, der dahintersteckt, mit dem Fotos-Hinterlegen: Es wird einfacher für alle. So entsteht Zeit. So entsteht ein angenehmeres Arbeiten. Sonntags die Kalkulationen und Rechnungen schreiben? Das braucht der Chef dann nicht mehr machen. Man kommt weg vom Reagieren. Man agiert schon im Vorfeld. Man hat eine viel bessere Übersicht über den gesamten Betrieb. Ich bin froh, dass wir diesen Schritt gegangen sind!“