Labelwin-Module

Digitale Buchhaltung

Buchhaltung ist im Handwerk meist ein unbeliebtes Thema. Umso wichtiger ist es, alles effektiv und zeitsparend abzuwickeln. Kleine Betriebe überlassen bisher vieles dem Steuerberater, was neben den Kosten oft einen hohen Abstimmungsaufwand bedeutet. Letzteres kann man durch die einfache eigene Erfassung gegen Null fahren und spart viel Zeit und Geld.

Mit Labelwin erfassen Sie Ihre Eingangsrechnungen und ordnen sie der Baustelle, einem Kundendienstauftrag, dem Lager oder der Verwaltung zu. Das können ohnehin nur Sie und für eine Projektauswertung ist es zwingend erforderlich.

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Digitale Buchhaltung

24.08.2022 10.00 – 11.00 Uhr
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Mit den heute üblichen ZUGFeRD-Rechnungen geht die Erfassung fast automatisch und nebenbei können Sie dabei ohne Aufwand die Preise prüfen (siehe auch Prüfmodule).

Auch die Zahlungsabwicklung der Eingangsrechnungen ist perfekt digital gelöst und kann über Prüffreigaben abgesichert werden (bis zu zwei Prüfer und unabhängige Zahlungsfreigabe). Die Ausgangsrechnungen entstehen im Labelwin und betreffen die Buchhaltung nur bei der Einbuchung der Zahlung und dem Mahnwesen. Das Mahnwesen kann übrigens auch per E-Mail und mit gesandter Rechnungs-PDF erfolgen.

Ein- und Ausgangsrechnungen müssen in die Finanzbuchhaltung (nachfolgend FiBu genannt) übertragen werden. Label hat keine eigene FiBu, aber wickelt nahezu alle Erfassungen ab und übergibt die Daten per Schnittstelle. Die Übergabe an 14 verschiedene FiBus – Schwerpunkt eindeutig DATEV – und über eine sehr flexible Anpassung an viele andere, wie z.B. SAP, Navision ProAlpha usw.
Zur Buchhaltung gehört auch das Abarbeiten der Kontoauszüge. Dies kann optimal mit unserem Modul ‚Fibu-Erfassung‘ mit integriertem Kontoauszugsmanager geschehen. Ohne dessen Einsatz werden die Zahlungseingänge doppelt bearbeitet. Nämlich im Labelwin, um dort die OPs zu haben – und beim Steuerberater in der FiBu, um die offenen Posten auszugleichen.

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Video: ZUGFeRD-Rechnungen erklärt…
(Alternativ-Ansicht als Bild hier.)

Eingangsrechnungen erfassen
Eingangsrechnungen müssen Sie ohnehin im Betrieb erfassen, um sie zu bezahlen. Bei der Erfassung im Labelwin werden die Rechnungen zwingend einem Projekt zugeordnet. Zusätzlich können sie auch verschiedenen Konten und ggf. auch Kostenstellen zugeordnet werden. Eine Rechnung lässt sich mit Teilbeträgen auch auf verschiedene Baustellen verteilen. Die Bezahlung der Rechnungen kann per Datei mit Übergabe an ein Bankprogramm erfolgen.

Bei der Bezahlung kann Labelwin mehrere Rechnungen eines Lieferanten automatisch zusammenfassen. In diesem Fall druckt das Programm ein Begleitschreiben für den Lieferanten, in dem alle Rechnungen, Fälligkeitstermine und Skontoabzüge aufgelistet sind.
Die Eingangsrechnungen können auch in Listen und Auswertungen übernommen werden. Über diverse Möglichkeiten der Eingrenzung lassen sich Monatslisten, Lieferantenumsätze und projektbezogene Auswertungen erstellen. Die Werte werden automatisch in Projektauswertungen einbezogen. Damit schlagen Sie mit jeder Erfassung gleich drei Fliegen mit einer Klappe:

1. Die Zahlung wird ausgeführt.
2. Das Steuerbüro braucht nichts mehr zu erfassen (Schnittstelle zur FiBu).
3. Die finanzielle Überwachung der Baustellen wird möglich.

Rechnungen werden heute sehr oft als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung geliefert. Dazu finden Sie anschließend das Kapitel „Digitale Rechnungen“.

FiBu-Schnittstelle
Über diese Schnittstelle werden Ihre Ausgangs- und Eingangsrechnungen und die Buchung der Kontoauszüge aus Labelwin an diverse Programme für die Finanzbuchführung als Datei übergeben. Damit ersparen Sie sich oder Ihrem Steuerberater die zusätzliche Erfassung der Rechnungen in der Finanzbuchführung.

FiBu-Erfassung
Dieses Modul dient der Abarbeitung von Kontoauszügen und erlaubt zusätzlich beliebige Umbuchungen – wie in einer FiBu. Mit der Erfassung der Auszüge im Labelwin entfällt die doppelte Erfassung von Zahlungen. Diese müssen wegen der Offene-Posten-Anzeige unbedingt für Abschlags- und Endrechnungen und im Kundendienst zur Verfügung stehen. Buchhalterisch müssen die Zahlungseingänge in der FiBu gepflegt werden. Mit unserem Modul erfolgt beides gleichzeitig mit einer Eingabe. Diese Eingabe wird durch den Kontoauszugsmanager weitgehend automatisiert, weil die Rechnungen in der Regel vom System erkannt werden. Die Auszüge werden über das Internet oder per Bankprogramm eingelesen und automatisch abgearbeitet. Dabei wird die Buchungsmaske, z.B. für Kundenzahlungen oder regelmäßige Abbuchungen wie Miete, Versicherungen usw., automatisch ausgefüllt und muss nur noch von Ihnen bestätigt werden.

Dieses Modul hat zusätzlich den Vorteil, dass alle Belege und wichtigen Unterlagen im Büro bleiben. Der Steuerberater muss nur noch bei Unklarheiten kontrollieren und kann dieses papierlos, weil Sie ihm alle Belege als PDF mitliefern können. Sie haben alle offenen Posten immer aktuell im Überblick und können überfällige Rechnungen selbst mahnen.

Digitale Rechnungen: ZUGFeRD und XRechnung

Rechnungseingang
Der typische Handwerksbetrieb erhält durchschnittlich 400 Eingangsrechnungen pro Monat von seinen Großhändlern. Mit über 80 Prozent stellen sie den größten Anteil seiner Eingangsrechnungen dar und setzen einen zeit- und kostenintensiven Prozess in Gang. Mit der Einbindung von ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) in Labelwin bietet Label Software ein effektives Werkzeug, um den Aufwand bei der Verarbeitung deutlich zu reduzieren.

Bei ZUGFeRD handelt es sich um eine PDF-Datei mit der Ansicht für den Mensch und darin unsichtbar eingebettet eine vom Computer lesbare Datei. Mit Hilfe dieser eingebetteten Datei erkennt Labelwin den Absender, die Rechnungssumme, die Zahlungsbedingungen und –besonders wichtig– die Kommission, also die Projektnummer oder den Kundendienstauftrag. Für den Betrieb bringt die Verarbeitung von ZUGFeRD-Dateien im Labelwin wichtige fünf Vorteile:

  1. Schnelle Eintragung im Rechnungseingangsbuch ohne Tippfehler. Die ausgefüllte Buchungsmaske muss nur noch bestätigt werden. Wichtig ist die automatische Zuordnung zur Baustelle.
  2. Automatische Archivierung im Labelwin-Archiv ohne Scannen
  3. Umfangreiche automatisierte Prüfmöglichkeit. Die Rechnungspreise werden verglichen mit
    – der Bestellung oder – bei Buchen des Wareneingangs – mit dem Eingangslieferschein
    – den Datanorm-Stammdatenpreisen
    – vereinbarten Projektpreisen
    – Jahresvereinbarungen / vereinbarten Festpreisen für bestimmte Artikel
  4. Einfache Reklamation bei Abweichungen: Je Position kann per Knopfdruck ein Reklamationstext erzeugt werden. Die Zusammenstellung aller Abweichungen kann automatisch zusammengefasst werden und per E-Mail aus Labelwin heraus an den Lieferanten versendet werden.
  5. Übernahme der Rechnungspositionen mit Aufschlag in die Rechnung für den Endkunden. Damit kommen alle speziell für den Auftrag gekauften Artikel garantiert in die Rechnung. Hinzu kommen noch ggf. vom Lager entnommenen Artikel, die im Idealfall per Scanner erfasst wurden.

Rechnungsausgang
Auch die Empfänger von Handwerkerrechnungen wollen diese möglichst automatisiert verarbeiten. Dies ist im Labelwin durch die Ausgabe als ZUGFeRD-Rechnung oder als XRechnung möglich. Seit November 2020 nimmt die öffentliche Hand nur noch XRechnungen an.

Details über digitale Rechnungsformate finden Sie hier.

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