Die Firma Distelmaier Haustechnik GmbH aus Hamburg blickt bereits auf über 90 Jahre Erfahrung im Bereich Heizung, Sanitär und Dachdeckerei zurück. Der Schwerpunkt des Unternehmens liegt im Kundendienst – hauptsächlich für Gewerbekunden und Hausverwaltungen. „Im Vergleich zum Endkundengeschäft haben wir hier einige Besonderheiten. Es kommt z. B. ganz explizit darauf an, dass Rechnungen richtig gestellt werden, die korrekten Leistungsempfänger und Mieter hinterlegt sind und und und…“ erzählt uns Julia Binroth, Prokuristin des Unternehmens. Der SHK-Betrieb mit 20 Mitarbeitern nutzt seit 2005 Labelwin und hat seitdem im Bereich der Digitalisierung viel angeschoben und verändert – auch in Punkto Digitaler Buchhaltung. Das Thema liegt Julia Binroth ganz besonders am Herzen: Im vergangenen Jahr hat sie beim Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg an einer Podiumsdiskussion zum Thema „Bereit für 2025? Das Handwerk stellt auf E-Rechnung um!“ teilgenommen. Uns hat sie erzählt, wie Labelwin sie bei ihrem Alltag in der Buchhaltung unterstützt.
„Ab dem 01.01.2025 ist die E-Rechnung für alle Handwerksbetriebe verpflichtend. Für uns ist das kein Problem, denn wir arbeiten bereits seit vielen Jahren mit der ZUGFeRD Rechnung und konnten dadurch bereits viel Arbeitszeit einsparen. Vor der Umstellung auf digitale Rechnungen hatten wir ordnerweise seitenlange Großhändler-Sammelrechnungen, die aufwendig mit den Lieferscheinen auseinandergedröselt und gegengeprüft werden mussten. Lange Postwege und viele Stunden Arbeitszeit für das Buchen von Zahlungsein- und -ausgängen waren nur einige von vielen Folgen. Seit der Umstellung haben wir zwar pro Lieferschein auch eine Rechnung, aber die liest sich dank der FiBu-Schnittstelle automatisch ein. Da ist dann nur noch ein schneller Abgleich erforderlich und wir haben eine enorme Zeitersparnis – pro Rechnung von schätzungsweise 30 Minuten zu 5 Minuten. Und ich glaube, das ist noch zu viel.“ erzählt uns Julia Binroth. Dank der digitalen Rechnung ist sofort der Bezug zum Kundendienstauftrag oder der Projektnummer gegeben. „Das schafft für uns als Unternehmen dann auch eine maximale Transparenz, wo wir im Auftrag oder Projekt finanziell grade stehen.“
Die digitale Buchhaltung bringt jedoch nicht nur Vorteile auf Kreditorenseite. Dank der E-Rechnung ist auf der Debitorenseite viel schneller das Geld auf dem Unternehmenskonto. „Der alte Leitsatz gilt ja nach wie vor: Je schneller eine Rechnung beim Kunden ist, desto schneller wird sie bezahlt. Desto länger ich selbst einen Vorgang liegen lassen, desto langsamer kümmert sich auch der Kunde darum.“ Eine schnelle Rechnungsstellung wurde auch durch die Einführung der App Label Mobile im Kundendienst vorangetrieben. „Unsere Monteure geben ihre Arbeitszeiten und das verbrauchte Material direkt auf der Baustelle in der App ein und schließen den Auftrag ab, sodass ich die Zahlen sofort im System habe. Da muss dann relativ wenig nachgearbeitet werden, um die Kundendienstrechnung zu stellen. Im Idealfall kann ich auch schon auf die Kreditoren- bzw. Großhändlerrechnungen zugreifen und das Material mit den korrekten Preisen einlesen. Übertrieben gesagt läuft es dann so: Morgens Auftragserledigung, Abends Rechnungsstellung.“ Durch die Nutzung des Kontoauszugsmanagers kann Julia Binroth alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen sofort im System erfassen. „Ich importiere alles mittels einer Textdatei. Bei Ausgangsrechnungen läuft das alles automatisch durch, sofern der Kunde die Rechnungsnummer angegeben hat. Auch die Kreditorenrechnungen laufen automatisch durch. Damit sind dann auch alle Eingangsrechnungen auf bezahlt gesetzt.“
Als wir Julia Binroth gefragt haben, welche Vorteile eine digitale Buchhaltung mit sich bringt, fielen ihr sofort die folgenden 3 Schlagworte ein: Geschwindigkeit, Effizienz, Transparenz. „Die digitale Buchhaltung bedeutet wirklich sehr, sehr viel weniger Arbeit. Es geht viel, viel schneller und man sucht nicht ewig lange im System nach den gewünschten Informationen. Wir haben immer eine Transparenz im System, buchhaltungsseitig und auch in den Aufträgen und Projekten. Man hat sofortigen Zugriff auf alles – nicht nur zahlenmäßig, sondern auch auf Dokumente, Modell und Artikelnummern. Dank der Visualisierung von Auswertungen kann der Auftrags- und Projektstand viel schneller verstanden werden kann. Das erleichtert uns immens die Kontrolle.“
Die Prokuristin freut sich aber auch schon auf weitere Entwicklungen bei Label. „Als nächstes führen wir den Abhol-Ident ein. Das bringt nochmal den nächsten Kick. Dann wird das tägliche Doing noch einfacher. Unsere Monteure brauchen im Kundendienstauftrag nach Einführung fast kein Material mehr erfassen, weil über die Abhol-Id die Artikel automatisch in der Rechnung landen. Dann müssen sie nur noch die Stückzahl eingeben und fertig. Die Kundenrechnungen können dadurch noch schneller gestellt werden.“