Aufgabenverwaltung / Ticketsystem

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Die Aufgabenverwaltung dient der internen Kommunikation der Mitarbeiter – im Büro und unterwegs. Sie ist das wichtigste Organisationsmittel im Betrieb und funktioniert wie ein elektronischer Notizzettel, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben.

Kennen Sie das? Ein Kunde ruft an, möchte mit Ihrem erkrankten Kollegen sprechen und hat Rückfragen zu einem Angebot. Sie suchen das Büro hektisch nach dem Angebot ab, finden es nicht, vertrösten den Kunden und kleben Ihrem Kollegen ein Post-It mit der Rückrufbitte an den PC. Der Kunde ist genervt, Sie sind gestresst und wertvolle Zeit vergeht, bis dem Kunden geholfen wird. Das muss nicht sein! Mit der Label Aufgabenverwaltung optimieren Sie Ihre interne Kommunikation – hier werden alle Tätigkeiten, Telefonnotizen, Rückrufwünsche, Nachfasstermine für Angebote usw. mit Verbindung zum Kunden, Projekt und Mitarbeiter erfasst. So kann auch bei Abwesenheit eines Mitarbeiters ein anderer problemlos übernehmen und es brennt nichts an!

Die Aufgabenverwaltung ist wie ein Ticketsystem aufgebaut. Für jede Aufgabe – sei es ein Rückruf, eine Frage oder ein Auftrag – wird ein Ticket erstellt, welches dann von Ihnen selber oder Ihren Kollegen bearbeitet wird. Die Aufgaben sind dem jeweiligen Kunden zugeordnet und bleiben auch nach Erledigung als Historie einsehbar.

Besonders nützlich ist der Zugriff aus dem Label CRM (Kundeninformationssystem) heraus. Wenn jemand anruft und eine offene Aufgabe zur Adresse existiert, fällt dies auf Anhieb ins Auge. Damit können Sie Ihren Kunden sofort Informationen über den Stand der Dinge geben.

Die Aufgabenverwaltung ist in allen Labelwin-Paketen enthalten. Dieses Modul ist ebenfalls in der App Label Mobile verfügbar.

Fälligkeitstermin & farbige Markierung

  • Zu jeder Aufgabe kann ein Fälligkeitstermin eingetragen werden. Gelbe Zettel werden nicht mehr benötigt. Das Nachfassen von Angeboten wird konsequent unterstützt, denn beim Angebotsdruck kann Labelwin auf Wunsch automatisch eine Nachfass-Aufgabe anlegen.
  • Farbige Markierungen schaffen Übersicht in der Aufgabenliste. Sie können in der Standardtätigkeit hinterlegt werden. Damit sind Rückrufe z. B. sofort an der gelben Textfarbe erkennbar.
Labelwin Kalkulation

Aufgaben

  • Eine Aufgabe verweist immer auf zwei Adressen: auf die des Kunden und auf eine ggf. abweichende Objektadresse. Von beiden Adressen kann auf die Aufgabe zugegriffen werden
  • Eine Aufgabe gehört neben den Adressen auch zu einem Projekt und ggf. zu einem Kundendienstauftrag. Auf Wunsch kann sie in der Dokumentenliste des Projekts oder des Auftrags gezeigt werden.

Automatisierungen

  • Häufige Vorgänge können automatisiert werden. Ein Klick auf „Bittet um Rückruf“ spart Tipparbeit.
  • Beim Speichern einer neuen Aufgabe kann automatisch eine E-Mail an den „Empfänger“ der Aufgabe ausgelöst werden. Damit können z.B. wichtige Rückrufbitten sofort weitergeleitet werden.
  • Der Erfasser oder eine andere Person kann die Aufgabe überwachen. Beim Setzen auf „erledigt“ kann automatisch eine E-Mail versendet werden. Aufgaben, die nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit erledigt worden sind, können beim „Überwacher“ gelistet werden
Labelwin: Zeitprüfung

Organisation & Kommunikation

  • Eine Aufgabe mit Termin kann im internen Kalender und im Outlook angezeigt und verschoben werden
  • Wenn eine Aufgabe aus mehreren Schritten besteht, kann dazu eine Checkliste hinterlegt werden. Benutzt wird dies z. B. bei Aufgaben, die nicht alltäglich sind, wie der Einstellung eines Mitarbeiters, Ausrüstung eines neuen Autos usw.
  • Eine Aufgabe kann zu einem Dokument, wie z. B. einem Angebot, gehören. Damit wird das Nachfassen sichergestellt. Per Knopfdruck ist das Angebot beim Gespräch sofort sichtbar und änderbar.
  • Der Kunde kann per E-Mail oder SMS mit Informationen aus der Aufgabe versorgt werden – aktive Kommunikation wird immer wichtiger.

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Label Mobile

Dieses Modul ist ebenfalls in der App Label Mobile verfügbar.

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