Digital vom Erstkontakt bis zur Schlussrechnung: geht das?

Benedikt Kratzer ist Gründer und Geschäftsführer der Energietechnik Benedikt Kratzer GmbH & Co. KG aus Gablingen in der Nähe von Augsburg. Die Firma hat sich auf die vier Kernbereiche Heizungsmodernisierung, Badsanierung, Komplettsanierung und Neubau bei Privatkunden spezialisiert. Für ihn steht der Kunde zu jeder Zeit im Mittelpunkt. „Wir nehmen nur Aufträge an, bei denen wir unsere fachliche Kompetenz voll ausspielen können. Unsere Kunden schätzen die Zuverlässigkeit und Qualität unserer Arbeit – und das bereits seit über einem 25 Jahren!“ erzählt der Geschäftsführer stolz. Derzeit beschäftigt er in seinem Betrieb 15 Mitarbeiter, darunter 4 Auszubildende.

Sein Erfolgsrezept? „Unsere Stärke liegt seit jeher im Prozessdenken: alle Arbeitsschritte sind perfekt aufeinander abgestimmt.“ Für eine maximale Effizienz setzt Benedikt Kratzer dabei auf digitale Hilfsmittel. 2008 führte er ein Lagersystem mit Barcodes ein, 2014 die Handwerkersoftware Labelwin von Label Software, zwei Jahre später die dazugehörige App Label Mobile. Für ihn ist Digitalisierung der Schlüssel, um trotz wachsender Komplexität und Fachkräftemangel wettbewerbsfähig zu bleiben. „Du musst immer mehr Aufträge mit weniger Fachpersonal bewältigen und gleichzeitig dein Fachwissen aktuell halten. Ohne die Hilfe von digitalen Tools wirst du das als Betrieb irgendwann nicht mehr schaffen und bist am Ende nur noch der ‚Schrauber‘, der Aufträge über eine Handwerkerplattform erhält. Die Wertschöpfung liegt dann nicht mehr im Handwerk, sondern beim Onlinevermittler.“ Sein Engagement zahlt sich aus: im Jahre 2019 gewann sein Betrieb den ‚Digital Award Handwerk, verliehen vom„forum Handwerk digital“.

Benedikt Kratzer verfolgt bei der Digitalisierung klare Prinzipien. „Wir digitalisieren nur, wenn es zeitlich oder wirtschaftlich einen echten Nutzen bringt. Wenn wir dann etwas digitalisiert haben, gilt das für Alles und Jedermann: Die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter, der Barcode gilt für alle Teile.“ Der dritte Grundsatz ist Nachhaltigkeit: „Jedes Projekt muss langfristig zur Unternehmensstrategie passen.“

Die Erstberatung inklusive Aufmaßerfassung erfolgt direkt vor Ort beim Kunden, die Detailplanung später an der Showtheke im Betrieb. „Der persönliche Kundenkontakt ist für uns nach wie vor ein großer Wettbewerbsvorteil – nicht alles lässt sich digitalisieren!“ betont Herr Kratzer. Das Angebot für die Badsanierung wird in Labelwin auf Basis eines Musterangebotes erstellt, welches auf den Kunden-Fragebogen und einer Technik-Checkliste abgestimmt ist.

„Alle möglichen Positionen wie z. B. freistehende oder eingebaute Badewanne, dazugehörige Montagesets, Arbeitszeiten etc. sind hier im Detail aufgeführt. Wir löschen je nach Kundenwunsch einfach nur die nicht benötigten Posten – für ein Angebot brauchen wir eine Viertel-Stunde.“ Keine Leistung oder Material kann so vergessen werden. „Die Einkaufspreise der Materialien aktualisiere ich jedes Mal automatisch vor Bearbeitung des Musterangebots. Wir arbeiten ausschließlich mit aktuellen Daten.“ Das Angebot dient später als Grundlage für die Auftragsbestätigung und Materialbeschaffung. „Was für eine immense Zeitersparnis gegenüber der Erstellung und Nachbearbeitung eines Pauschalangebotes!“ freut sich Benedikt Kratzer. Ein weiterer Pluspunkt: Schon beim Angebot hat er eine präzise Kalkulation. „Ein Knopfdruck zeigt, was am Ende bleibt.“

Nach Freigabe des Angebots erfolgt die Materialbestellung beim Großhändler. „Es gibt nichts, was nicht über Labelwin bestellt wird. Für ein durchgängiges Controlling ist das unerlässlich, denn alle Rechnungen werden dem Projekt direkt zugeordnet.“ Eine tagesaktuelle Auswertung des Projektstandes ist somit kein Problem. Bestellt wird nur auftragsbezogen; die Lieferung erfolgt passend zum nächsten Montageschritt. Dadurch werden hohe Lagerhaltungskosten vermieden. Eine farbliche Markierung in der Stückliste hilft, den Überblick über die Bestellungen und Lieferungen zu behalten. „Ich sehe auf einen Blick: Wo wurde bestellt? Ist die Lieferung abrufbereit? Wurde es ausgeliefert? Die Eingangsrechnungen der Großhändler werden dann im ZUGFeRD Format automatisch eingelesen und verarbeitet. Ich kann per Knopfdruck vergleichen, ob der Rechungspreis dem des Angebotes entspricht. Das spart uns unglaublich viel Zeit.“ Benedikt Kratzer sieht in den digitalen Rechnungen noch weitere Vorteile. „Wenn z. B. beim Kunden der Durchlauferhitzer defekt ist, dann kann ich sofort anhand der Rechnungen im Projekt sehen, wer der Lieferant war und eine Reklamation einreichen. Ohne große Recherche, schnell und unkompliziert. Das ist eine wahnsinnige Erleichterung.“

Am Tagesende buchen die Techniker selbstständig per App ihre Arbeitszeiten sowie verbauten Materialien direkt auf den Auftrag und das Projekt. Das aufwendige Heraussuchen von Artikelnummern und Eintippen von Stundenzetteln im Büro entfällt somit. Zusätzlich wird das Tageswerk in Bildern festgehalten und ebenfalls dem Auftrag zugeordnet. „Am Abend gehe ich auf ‚Zeiten prüfen‘. Nach einer Viertelstunde habe ich einen Überblick über den gesamten Arbeitstag. Anhand der Zeiten und der Bilder sehe ich: Was wurde heute erledigt? Wie wurde es erledigt und wie lange hat es gedauert? Und das in der Regel ganz ohne Rückfragen. Was will man mehr als Chef?“ sagt Benedikt Kratzer lachend. „Unsere Techniker arbeiten sehr gerne mit Label Mobile. Die können sich das gar nicht mehr vorstellen, wie das früher mit Zettel und Stift war.“

Ist ein Arbeitsschritt erledigt, wird der Auftrag geschlossen und der nächste angelegt, bis die gesamte Badsanierung abgeschlossen ist. Am Ende des Projektes wird die Schlussrechnung gestellt. Auch das geht mit nur wenigen Klicks innerhalb von 5 Minuten – natürlich als PDF per E-Mail. „Voraussetzung ist natürlich, dass alles sauber, tagesaktuell und durchgängig gebucht worden ist. Früher brauchten wir mehrere Tage für die Rechnungsstellung. Heute sparen wir dank Labelwin nicht nur massiv Zeit. Kunden, die ihre Rechnung umgehend erhalten, bezahlen auch schneller.“

Benedikt Kratzer zieht ein Fazit. „Übertrieben gesagt nehmen wir von der Anfrage bis zur Rechnung kein einziges Mal den Stift in die Hand. Effizienter und nachhaltiger kann man seine Aufträge und Projekte gar nicht abwickeln!“ Als nächstes will sich das Unternehmen der Künstlichen Intelligenz widmen: „Mit der KI-Integration in unsere Handwerkersoftware können wir sicher einige Arbeitsschritte noch weiter beschleunigen. Aber schon jetzt bin ich überzeugt, dass wir dank unserer Softwarelösungen bereits jetzt für die Zukunft sehr gut aufgestellt sind.“