Die Firma Wurth Sanitär & Heizung aus Kürten wurde im Jahre 1989 durch Wolfgang Wurth als 1-Mann-Betrieb gegründet. Mittlerweile beschäftigt der Betrieb 25 Mitarbeiter und wird seit 2014 von seinem Sohn Sebastian Wurth geführt. „Mein Vater hat schon von Anfang an sehr viel Wert auf digitale Helfer gelegt. Bereits zur Jahrtausendwende wurde bei uns Label eingeführt, 2006 kamen dann die ersten mobilen Lösungen.“ erzählt uns Sebastian Wurth.
Durch den frühen Digitalisierungs-Einstieg sieht der Geschäftsführer für sich und seine Mitarbeiter nur Vorteile. „Unsere Mitarbeiter mussten quasi gar nicht mit Papier arbeiten und sich dann Jahre später auf digitale Tools umgewöhnen. Ich bin auch gleich in die Systeme – wie Label Software – reingewachsen, ich kenne es gar nicht anders.“ Da ist es nicht verwunderlich, dass der Betrieb auch seit 5 Jahren unter anderem die Projekt-Checklisten inklusive der Projektablaufplanung nutzt, um verwaltungs- und arbeitstechnische Prozesse abzubilden und einzuhalten.
Früher lief das Projektmanagement ohne diese digitale Hilfe nicht immer reibungslos ab. „Auch wenn das Projekt in Labelwin gut gepflegt war – dann kam aber so manches Mal der Zeitpunkt, an dem der Fliesenleger angerufen und gesagt hat: „Ich bin jetzt fertig, ihr könnt mit der Fertigmontage starten!“. Dann haben wir uns alle mit großen Augen angeguckt und überlegt: Haben wir die Fertigmontage überhaupt schon bestellt? Und wenn ja: Hat Jemand geprüft, ob das Material vollständig angekommen ist? Und wenn wir beides leider mit einem „Nein“ beantworten mussten, mussten wir dem Kunden für den geplanten Termin absagen. Dann mussten wir improvisieren und kurzfristig Lösungen schaffen. Das war teilweise schon sehr nervenaufreibend.“ Dank der Checkliste und Projektablaufplanung gehört das jedoch der Vergangenheit an: dort ist genau hinterlegt, welche Aufgaben bei einer Badsanierung in welcher Reihenfolge von welchem Mitarbeiter erledigt werden müssen. „Wir können klare Verantwortlichkeiten festlegen und jederzeit den Projektstatus kontrollieren.“
Die Checkliste bei einer Badsanierung im Bereich des Projektgeschäftes umfasst beispielsweise insgesamt 35 Unterpositionen, unterteilt in die drei Abschnitte Projektvorbereitung, Projektdurchführung sowie Projektabschluss. „Zu der Projektvorbereitung gehören unter anderem alle bestell- und planungsmäßigen Aufgaben wie die allgemeine Badplanung, Bestellung der Badeinrichtung und die Abstimmung von Terminplänen mit allen Folgegewerken und dem Kunden.“ Bei Anlage des Projektdatenblatts muss der Betrieb den Projektbeginn hinterlegen. „Dadurch, dass wir alle Unterpositionen der Checkliste mit Fälligkeitsdaten hinterlegt haben, rechnet die Software automatisch aus, wann was gemacht werden muss. Wenn sich einer der geplanten Termine verschiebt, müssen wir dieses Datum nur anpassen und alle Folgetermine werden erneut automatisch neu berechnet, ohne dass wir das manuell machen müssen. Das ist wirklich sehr praktisch.“
Auch während der Projektdurchführung ist genauestens im System aufgeschlüsselt, was zu tun ist. „Die Projekt-Ablaufplanung gibt uns zum Beispiel vor, wann wir die Fertigmontage abrufen und das Aufmaß für die Duschabtrennung beauftragen müssen, wann welche Zwischenkontrolle fällig ist und, und, und.“ Und wenn das Projekt erledigt ist, müssen eventuelle Mängel besprochen und Nachkalkulationen sowie Schlussrechnungen erstellt werden. „Am Ende vereinbaren wir einen Abschlusstermin mit dem Kunden, wo wir feierlich unsere Handtücher und das Putz-Set übergeben. Nach einem Jahr melden wir uns erneut und fragen den Kunden nach seiner Zufriedenheit. Erst dann ist unsere To-Do-Liste bei einem Projekt vollständig abgehakt.“
Sebastian Wurth möchte die Projektcheckliste gar nicht mehr in seinem Arbeitsalltag missen. „Der große Vorteil von dieser Funktion ist der Folgende: Das, was man alles eh schon im Gedächtnis behalten muss, ist schon genug. Und mit Hilfe der To-Do-Liste können wir uns einfach darauf verlassen, dass wir nichts mehr vergessen. Anstatt der ganzen individuellen Papierchecklisten haben wir jetzt eine einheitliche digitale Lösung, die auf die Aufgabenverwaltung in Labelwin zugreift, wo wir eh alle täglich reinschauen. Manchmal stellen wir auch fest, dass es doch noch Punkte gibt, die sich geändert haben oder die fehlen. Mit wenigen Klicks haben wir die Liste in allen Projekten aktualisiert. Insgesamt hat es die gesamte Projektorganisation deutlich vereinfacht und wir haben weniger Stresssituationen.“
Durch die Nutzung konnte auch die Kundenzufriedenheit enorm gesteigert werden – auch wenn mal etwas nicht nach Plan läuft. „Selbst wenn man bei den handwerklichen Arbeiten ein Fehler passiert ist oder etwas nicht ganz reibungslos in der Ausführung war: die Kunden loben trotzdem die gesamte Organisation von Anfang bis Ende und gehen insgesamt mit einem guten Gefühl aus dem Projekt. Ich bin wirklich sehr von den Projektchecklisten begeistert! Und das ist jetzt nicht nur daher gesagt. Ich bin da wirklich sehr begeistert von!“