Der Fachbetrieb Junklewitz & Schnittger aus Bielefeld ist seit 1993 im Heizungs- und Sanitärbereich tätig. Der Fokus des Unternehmens liegt dabei vor allem im Kundendienst bei privaten Bestandskunden. „Modernisierung und Sanierung, das ist unser Ding“, so Geschäftsführer Oliver Schnittger. Seit November 2022 nutzt der Betrieb die digitale Zeiterfassung in Labelwin und Label Mobile. Seitdem hat sich Vieles verändert.
„Wir haben jetzt endlich eine Übersicht: was sind produktive Zeiten, was sind nicht produktive Zeiten. Vorher wussten wir schon, wenn da z.B. mal jemand eine Stunde im Lager gearbeitet hat. Wir haben das aber nicht vom Wochenzettel ins Warenwirtschaftssystem übernommen und es lief eher unter dem Radar. Ich musste für die Übersicht dann am Ende jeder Woche händisch eine Exceltabelle pflegen. Jetzt passiert das alles automatisch: egal ob es Schule, Weiterbildung, oder Regiearbeiten wie Auto oder Lager aufräumen sind – der Mitarbeiter bucht das digital ein und wir haben auf Knopfdruck eine Übersicht. Bezahlt bekommt er die Stunden natürlich genau wie die produktiven Zeiten – wir streben aber ganz klar danach, die unproduktiven Zeiten zu minimieren. Durch die Übersicht und die Erfahrungswerte daraus können wir die Zeit unserer Mitarbeiter und die anstehenden Aufgaben jetzt viel besser planen.“
Für die Vor- und Nachkalkulation von Projekten wurden die handgeschriebenen Zettel in der Vergangenheit natürlich als Basis genommen. Genau war dieses jedoch nicht. „Wir haben natürlich vorher auch quer kalkuliert, wie viele Stunden auf das Projekt gelaufen und wie viele angeboten waren. Aber das war immer ein Halbautomatismus und eine Momentaufnahme. Und das war auch eigentlich das, was mich immer gestört hat. Zudem hat jeder Mitarbeiter auch ein anderes Lohnniveau und braucht unterschiedlich lang für die gleiche Aufgabe. Mit der Label Zeiterfassung habe ich pro Monat nun eine detaillierte Auflistung, welche Arbeitsstunden und Kosten pro Mitarbeiter wirklich angefallen sind. Nun gehen wir bei Kalkulationen nicht mehr davon aus, dass alle das gleiche pro Stunden kosten und gleich lang brauchen. Das ist für uns nun wesentlich transparenter.“
Dank der automatischen Datenübernahme von Label Mobile in Labelwin können diese tatsächlich angefallen Stunden automatisch auf der Rechnung ausgewiesen werden. „Wenn früher Rechnungen geschrieben wurden, mussten die Arbeitszeiten manuell dort eingetragen werden. Die automatische Übernahme ist eine enorme Arbeitserleichterung.“ Auch Auszubildende können dank der Zeiterfassung transparenter als Position ausgewiesen werden. „Ich hatte vorher keine Übersicht über die tatsächlichen Kosten eines Ausbildenden. Wir haben das früher nur grob überschlagen und einfach per Hand auf die Rechnung geschrieben „5 Stück Helferstunden, ohne Berechnung“. Damit kalkulieren konnten wir aber nicht. Es ist ohnehin schwierig, den Auszubildenden-Lohn auf einen normalen Stundenlohn hochzurechnen. Auch hier haben wir durch die Zeiterfassung nun wesentlich mehr Transparenz.“