Die Strellmann Gebäudetechnik GmbH wurde 1993 als Einmann-Betrieb von Frank Strellmann in Bielefeld gegründet. Über die letzten 30 Jahre hinweg wuchs der Betrieb stetig an und schließt heute auch die Blome Gebäudetechnik GmbH & Co KG und die Münchgesang Gebäudetechnik GmbH mit ein. Der Schwerpunkt des mittlerweile 22-Personen starken Betriebes liegt im Heizungs- und Bädergeschäft von Neu- und Sanierungsbauten.
Viele Projekte und Kundendienstaufträge bedeutet auch: man muss den Überblick behalten. Frank Strellmann sagt: „Je größer die Firma ist, desto wichtiger wird ein funktionierendes System mit einer Controlling Funktion. Wir müssen tagesaktuell Projekt- und Auftragsstände sehen und mit letzter Woche vergleichen können. Wo steht das Projekt kostenmäßig, welche Kundendienstaufträge sind draußen, welche sind in Bearbeitung etc.. Dadurch können wir planen und auch den Kunden zu jedem Zeitpunkt Auskunft geben.“
Gerold Grzmehle ist seit 2 Jahren in der Firma tätig und unter anderem für das Controlling zuständig. Seiner Meinung nach kann das Handwerk durchaus von der Vorgehensweise der Industrie lernen: „In der Industrie wird Controlling ganz großgeschrieben. Der Zugriff auf Zahlen und Werte ist für ein Unternehmen immer von Vorteil. Dieser kann aber erst voll ausgeschöpft werden, wenn diese Auswertungen nicht mit zu viel Aufwand verbunden sind. Der Abruf muss schnell und einfach möglich sein.“ Aus diesem Grund arbeitet die Strellmann Gebäudetechnik seit kurzem mit dem neuen Modul „Label Dashboard“.
Auswertungen sind in Labelwin auch ohne das Label Dashboard möglich, aber bei einem großen und wachsenden Betrieb, der auch noch drei verschiedene Mandanten vereint, müssen die Auswertungen überschaubar dargestellt werden. Für Herrn Grzmehle war die Entscheidung einfach: „Die Zeitersparnis mit dem Label Dashboard ist enorm. Der Report zeigt eine Verdichtung der Daten, die im System sind. Damit können wir tagesaktuell und auf einen Blick sehen, wie es im Unternehmen, in der Projektierung und im Kundendienst aussieht. Es gehen keine Aufträge mit Folgearbeiten und damit einhergehende Rechnungen mehr unter. Das kann bei der Masse an Aufträgen schon mal passieren. Aber mit dem Dashboard bleiben wir dynamisch und sehen z.B. wo noch Rechnungen und große Summen ausstehen. Die grafische Aufbereitung ist dafür wirklich nützlich. Das ist keine Spielerei, das gehört bei einer guten Datenaufbereitung dazu.“ Erste Erkenntnisse zur Verbesserung lagen laut Herr Grzmehle schon kurzer Zeit nach der Einführung des Moduls vor: „Wir haben uns zunächst auf die rechtzeitige Rechnungsstellung konzentriert. Wir sehen im Kundendienst- und Projektbereich übersichtlich, in welchem Stadium sich Aufträge befinden. Wir sehen wie viele Aufträge in Bearbeitung sind oder wo wir auf eine Rückmeldung warten und können nochmal nachhaken, wenn uns Informationen fehlen. Wir haben auch Fehlerkosten in den Fokus genommen. Da können wir am Ende eines Projektes jetzt ganz genau sehen, wodurch Kosten entstanden sind und ob wir die hätten verhindern können. Das sind wichtige Zahlen für die interne Analyse.“
Die Daten müssen dementsprechend sorgfältig gepflegt werden. Das geschieht unter anderem durch die Buchungen über die App Label Mobile. „Unsere Mitarbeiter arbeiten draußen größtenteils digital. Die buchen über die App das Material, ihre Stunden und lassen sich auch Abnahmen und Abschlussprotokolle direkt von den Kunden auf dem Tablet unterschreiben. Wir haben beschreibbare PDF-Dateien, die die einzelnen Abnahmeprotokolle entsprechend hergeben und die werden vor Ort ausgefüllt. So sind alle Daten und Statusänderungen in Aufträgen und Projekten in Echtzeit in Labelwin abrufbar. Die Datenqualität ist für die Auswertungen enorm wichtig und die ist nur durch Disziplin garantiert. Das muss man als Betrieb lernen. Auch wir sind noch dabei das zu verbessern und entsprechende Prozesse einzuführen. Nur wenn jeder Mitarbeiter seine Aufträge ordentlich pflegt, können wir daraus lernen und das System für uns nutzen.“
Die verständliche Darstellung des Ist-Zustands ist auch notwendig, um Zukunftspläne zu machen. Frank Strellmann erklärt den Prozess: „Wir setzen uns zusammen, gucken auf den Stand der Dinge und besprechen, was unsere Prioritäten sind. Man kann vieles verändern, aber dafür bedarf es Kapazitäten. Deshalb ist es wichtig in unserem täglichen Geschäft Zeit zu sparen und das tun wir. Wir haben schon viel geschafft. Man guckt aber immer nur nach vorne. Man möchte immer noch viel, viel mehr schaffen. Es ist geplant nach der Rechnungsstellung auch den Bereich Personal näher unter die Lupe zu nehmen. Aber es geht alles nur in Schritt für Schritt. Und das Dashboard ist ein Teil davon.“