Kundendienst

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Das Kundendienst-Modul ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Labelwin- und Label Mobile Installation.

Gerade bei kleinen Aufträgen mit relativ geringen Erlösen ist es wichtig, dass diese  reibungslos und möglichst ökonomisch abgewickelt werden. Dazu müssen alle wichtigen Informationen zur Verfügung stehen: wer wann wo sein muss, Informationen über den Kunden, was dort eingebaut ist, Anlagedaten, Berichte über vergangene Einsätze, Materialbereitstellung usw. Nach der Ausführung müssen die Zeiten erfasst und zusammen mit dem Material in die Rechnung eingetragen werden. Möglicherweise sollen auch die Fahrtkosten aufgrund der Fahrtzone berechnet werden. Es müssen die richtigen Wartungspauschalen einfließen, der Wartungstermin muss um ein Jahr weitergesetzt werden usw. Hier ist es wichtig, dass es schnell und einfach geht, damit die Erlöse der Baustelle nicht durch die Verwaltung aufgebraucht werden.

Immer wenn es darum geht, dass ein Mitarbeiter zu einem Kunden fährt und einen „Auftragszettel“ mitnehmen soll, wird dieses über den Kundendienst abgewickelt. Mit Label Mobile findet bei vielen Unternehmen auch die Auftragsabwicklung direkt vor Ort digital statt. Jeder Kundendienstauftrag ist immer mit einer Objekt- und Rechnungsadresse sowie mit dem Kalender verzahnt. Nichts geht unter, Abrechnungen erfolgen zügig, Vorgänge sind transparent und freie Termine erkenntlich.

Der Kundendienst ist in allen Labelwin-Paketen enthalten. Dieses Modul ist ebenfalls in der App Label Mobile verfügbar.

Vorteile und Funktionen

  • Bei Label gibt es keine doppelte Erfassung. Die im Kundendienst-Modul erfassten Zeiten werden zum Beispiel für die Lohnabrechnung genutzt und rutschen als Position automatisch mit in die Rechnung.
  • Auch Reparatur- und Wartungsaufträge können so mit ihren Terminen erfasst und automatisch in die Auftragsliste übertragen werden.
  • Die Ausgabe der Monteurzettel erfolgt mit beliebigen Formularen / Schablonen. So lassen sich z. B. die Monteurzettel für eine Gastherme, einen Gasgebläse-Brenner oder eine Reparatur völlig unterschiedlich und individuell gestalten.
  • Nach der Annahme von Kundendienst / Reparaturaufträgen erhalten Sie Zugriff auf die Anlagen– und Termininformationen, wodurch z. B. bei einer Störung sofort der eigentliche Wartungstermin mit abgewickelt werden kann.
  • Beim Erfassen von Aufträgen zeigt das Programm üblicherweise die Summe der offenen Rechnungen. Damit wird verhindert, dass Kunden mit überfälligen Posten erneut bedient werden.
  • Sie können Rechnungen detailliert einsehen.
  • Zu einem Auftrag können Materialscheine erfasst werden, damit das Passende zur Baustelle mitgenommen wird. Nach einer möglichen Überarbeitung fließt dies in die Rechnung.
  • Die Nachkalkulation der Aufträge ist problemlos möglich und steht per Knopfdruck zur Verfügung. Arbeitszeiten lassen sich in der Zeitwirtschaft auftragsbezogen erfassen. Es wird ermöglicht, Wartungsverträge im Detail nachzukalkulieren.
  • Labelwin kann auf Wunsch erfasste Stunden und Zulagen aus der Zeitwirtschaft direkt in die Rechnung übernehmen. Der Vorspann der Kundendienstrechnung wird dann automatisch mit den Auftragsdaten gefüllt. So kann z. B. eine von der Rechnungsadresse abweichende Baustellenadresse ohne erneute Eingabe in die Rechnung eingesetzt werden

Kommunikation mit dem Kunden

Wir alle brauchen zufriedene Kunden, die uns weiterempfehlen. Um die zu bekommen, reicht leider eine ordentliche Arbeit nicht aus – die wird ohnehin als selbstverständlich angesehen. Es bedarf auch einer guten Kommunikation. Die Internet-Händler machen es uns vor: über jeden Schritt werden wir per E-Mail informiert. Das ist in der technikaffinen Welt, zu der mittlerweile alle Altersklassen gehören, so selbstverständlich geworden, dass es auch vom Handwerk erwartet wird. Aber auch für das Handwerk hat es Vorteile, wenn Kunden nicht nachfragen müssen, wenn man sich keine Beschwerden über Termine anhören muss und wenn der Mitarbeiter nicht vor verschlossener Tür steht, weil der Kunde den Termin vergessen hat.

Mit Label können Sie Ihre Kunden ohne Aufwand auf dem Laufenden halten: den Hausbesitzer oder Mieter über den anvisierten Termin, über den voraussichtlichen Liefertermin der Badmöbel, über den geplanten Wartungstermin usw. Selbstverständlich können Sie die Kunden auch über Terminänderungen informieren.

In der Kundenadresse legen Sie fest, über welchen Kanal (SMS, E-Mail) Sie den Kunden informieren wollen und ob dies voll automatisch oder mit Nachfrage erfolgen soll. Bei Letzterem haben Sie zwar den Aufwand, die Frage im Programm mit Ja oder Nein beantworten zu müssen, in der Praxis hat sich diese Methode aber als sinnvoll gezeigt.

Natürlich muss die Information je nach Situation anders aussehen. Dazu arbeiten Sie mit Bausteinen, die bei folgenden Standardsituationen zum Einsatz kommen können:

  • Auftrag angelegt (Info für den Besitzer des Objekts)
  • Termin verschoben (Info für den Bewohner des Objekts)
  • Auftrag ausgeführt (Info für den Besitzer/Betreuer des Objektes)
  • Ware bestellt, Lieferung voraussichtlich… (Info für den Besitzer)
  • Ware eingegangen, neuen Termin vereinbaren (Info mit dem Bewohner)
  • Lieferung verzögert sich, zugesagt zum… (Info für den Besitzer)

Unabhängig von den obigen Standardsituationen können Sie bei einem Auftrag jederzeit den Button ‚Kundeninfo‘ wählen, um eine SMS oder E-Mail zu versenden. In diesem Fall kann ein beliebiger Baustein gewählt werden. Erwähnen möchten wir noch, dass in den Bausteinen über Platzhalter die Anrede und beliebige Informationen aus dem Kundendienstauftrag eingesetzt werden. Selbstverständlich kann jede E-Mail oder SMS auch mit weiteren individuellen Eingaben ergänzt werden.

Label Service Sticker

Auf dem Label Service Sticker sind Ihre Kontaktinformationen, Ihr Firmenlogo und ein QR-Code abgedruckt. Bringen Sie ihn an den Anlagen Ihrer Kundschaft an. Bei Bedarf scannen die Kunden den Code ein und gelangen so zu einem Auftragsformular, das schon weiß, um welche Anlage es geht. Die Kunden hinterlassen eine Nachricht und schicken ggf. Fotos mit. Direkt im Anschluss legt Labelwin eigenständig einen Auftrag an. Und wenn’s dringend ist, erhalten Technikerinnen und Techniker eine automatische Arbeitsanweisung auf das eigene Smartphone.

Labelwin Artikelmaske
Handwerker-Kundendienst-Tool

Fotoanforderungslink

Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte: Wenn Informationen im Kundendienstauftrag fehlen, können Sie Ihrer Kundschaft einfach einen Anforderungslink zukommen lassen, um Fotos oder Auskünfte zu erbitten. Die Kundschaft folgt dem Link per Handy, gelangt zu einem Webformular mit Bildübertragungsfunktion – und fotografiert das Problem. Die Fotos treffen sofort im Handwerksbüro ein und werden automatisch dem richtigen Auftrag/Ticket zugeordnet.

Terminplanung

Bei der Erfassung eines Auftrages wird auch immer ein Termin zugeordnet. Dieser erscheint automatisch im Balkendiagramm, im zentralen Kalender von Labelwin. Termine können verschoben oder auf andere Monteure gesetzt werden. Aufträge im gleichen Planquadrat – wie die Adresse, für die gerade ein Termin gesucht wird – haben dieselbe Farbe. So können Sie auf einen Blick erkennen, wann Kolleginnen und Kollegen in derselben Gegend unterwegs sind. Fahrzeiten können besser geplant und der Außendienst ökonomischer organisiert werden.

Anlagen / Wartungen

Zu jeder Adresse lassen sich beliebig viele Anlagen erfassen. Zu jeder Anlage können Sie frei gestaltbare Karteikarte einrichten, deren Werte beim Ausdruck eines Kundendienstauftrages mit ausgegeben werden können. Kennzeichnen Sie einzelne Zeilen als Messwert, um so eine Historie entstehen zu lassen.

Kundendienst-Checklisten

Kundendienst-Checklisten machen Wartungen und Instandhaltungen von Anlagen übersichtlich. Techniker schreiben Anmerkungen in die Checklisten. Das Prüfprotokoll sorgt dafür, dass nichts vergessen wird. Am Ende geht alles automatisch in die Anlagenhistorie, in die Auftragsvergabe und die Rechnungsstellung über. Checklisten sind auch für Label Mobile verfügbar (z.B. VDMA): für eine lückenlose Anlagenhistorie ohne zusätzliche Erfassung.

SMS-Dienst

SMS-Versand: direkt aus der Labelwin-Software heraus über das Internet. Schnell und günstig. Mit dem Labelwin-SMS-Service klappt das Versenden per Mausklick direkt aus dem Adressbuch und dem Kundendienstmodul. Kein Suchen nach der Handynummer, kein mühsames Tippen auf der Handytastatur. Inklusive Protokoll und Versandbestätigung. Alles natürlich werbefrei.

VDMA-Checklisten

VDMA-Einheitsblätter können in Labelwin als Checklisten angezeigt und abgearbeitet werden. Eigens dafür gibt das Zusatzmodul “VDMA-Checklisten”. 

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Dieses Modul ist auch in der App Label Mobile enthalten. Zum Kundendienst in Label Mobi

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