Auftragsverwaltung im Handwerk:
Der Labelwin Kundendienst
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Das Kundendienst-Modul ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Labelwin- und Label Mobile Installation und wird Ihre Auftragsverwaltung im Handwerk spürbar optimieren. Gerade bei kleinen Aufträgen mit relativ geringen Erlösen ist es wichtig, dass diese reibungslos und möglichst ökonomisch abgewickelt werden. Dazu müssen alle wichtigen Informationen zur Verfügung stehen: wer wann wo sein muss, Informationen über den Kunden, was dort eingebaut ist, Anlagedaten, Berichte über vergangene Einsätze, Materialbereitstellung usw. Nach der Ausführung müssen die Zeiten erfasst und zusammen mit dem Material in die Rechnung eingetragen werden. Möglicherweise sollen auch die Fahrtkosten aufgrund der Fahrtzone berechnet werden. Es müssen die richtigen Wartungspauschalen einfließen, der Wartungstermin muss um ein Jahr weitergesetzt werden usw. Hier ist es wichtig, dass es schnell und einfach geht, damit die Erlöse der Baustelle nicht durch die Verwaltung aufgebraucht werden.
Immer wenn es darum geht, dass ein Mitarbeiter zu einem Kunden fährt und einen „Auftragszettel“ mitnehmen soll, wird dieses über den Kundendienst abgewickelt. Mit Label Mobile findet die Auftragsabwicklung und Auftragsplanung im Handwerk sogar direkt vor Ort digital statt.
Jeder Kundendienstauftrag ist immer mit einer Objekt- und Rechnungsadresse sowie mit dem Kalender verzahnt. Nichts geht unter, Abrechnungen erfolgen zügig, Vorgänge sind transparent und freie Termine erkenntlich.
Der Kundendienst ist in allen Labelwin-Paketen enthalten. Dieses Modul ist ebenfalls in der App Label Mobile verfügbar.
Effiziente Auftragsverwaltung im Handwerk:
Das Labelwin-Kundendienstmodul für das Büro
Im Büro arbeiten Sie mit Labelwin Kundendienst-Aufträge ab, bereiten diese vor und übernehmen die Abrechnung. Die Maske mag kompliziert wirken, ermöglicht aber alle relevanten Informationen auf einem Blick zu erfassen. Einige davon sind:
- Reparatur- und Wartungsaufträge können mit ihren Terminen erfasst und automatisch in die Auftragsliste übertragen werden. Nach der Annahme von Kundendienst/Reparaturaufträgen erhalten Sie Zugriff auf die Anlagen- und Termininformationen, wodurch z. B. bei einer Störung sofort der eigentliche Wartungstermin mit abgewickelt werden kann – für eine einfache Auftragsplanung im Handwerk.
- Die Ausgabe der Monteurzettel erfolgt mit beliebigen Formularen/Schablonen. So lassen sich z. B. die Monteurzettel für eine Gastherme, einen Gasgebläse-Brenner oder eine Reparatur unterschiedlich und individuell gestalten.
- Zu einem Auftrag können Materialscheine erfasst werden, damit das passende Material zur Baustelle mitgenommen wird. Nach einer möglichen Überarbeitung fließt dies in die Rechnung.
- Arbeitszeiten lassen sich in der Zeitwirtschaft auftragsbezogen erfassen.
- Die Nachkalkulation der Kundendienst- bzw. Wartungsaufträge ist problemlos möglich und steht per Knopfdruck zur Verfügung.
- Sie können vergangene Rechnungen detailliert einsehen.
- Beim Erfassen von Aufträgen zeigt das Programm üblicherweise die Summe der offenen Rechnungen. Damit wird verhindert, dass Kunden mit überfälligen Posten erneut bedient werden.
- Labelwin kann auf Wunsch erfasste Stunden und Zulagen aus der Zeitwirtschaft direkt in die Rechnung übernehmen. Der Vorspann der Kundendienstrechnung wird dann automatisch mit den Auftragsdaten gefüllt. So kann z. B. eine von der Rechnungsadresse abweichende Baustellenadresse ohne erneute Eingabe in die Rechnung eingesetzt werden.
- Bei Label gibt es keine doppelte Erfassung. Die im Kundendienst-Modul erfassten Zeiten werden zum Beispiel für die Lohnabrechnung genutzt und rutschen als Position automatisch mit in die Rechnung.
Kommunikation mit dem Kunden
Wir alle brauchen zufriedene Kunden, die uns weiterempfehlen. Um die zu bekommen, reicht leider eine ordentliche Arbeit nicht aus – die wird ohnehin als selbstverständlich angesehen. Es bedarf auch einer guten Kommunikation und einer kundennahen Auftragsverwaltung im Handwerk. Die Internet-Händler machen es uns seitvielen Jahren vor: über jeden Schritt werden wir per E-Mail informiert. Das wird mittlerweile ebenfalls vom Handwerk erwartet. Aber auch hier hat es Vorteile, wenn Kunden nicht nachfragen müssen, wenn man sich keine Beschwerden über Termine anhören muss und wenn der Mitarbeiter nicht vor verschlossener Tür steht, weil der Kunde den Termin vergessen hat.
Mit Label können Sie Ihre Kunden ohne Aufwand auf dem Laufenden halten: den Hausbesitzer oder Mieter über den anvisierten Termin, den voraussichtlichen Liefertermin der Badmöbel oder geplanten Wartungstermin usw. Selbstverständlich können Sie auch über Terminänderungen informieren.
In der Kundenadresse legen Sie fest, über welchen Kanal (SMS, E-Mail) Sie den Kunden informieren wollen und ob dies voll automatisch oder mit Nachfrage erfolgen soll. Natürlich muss die Information je nach Situation anders aussehen. Dazu arbeiten Sie mit Bausteinen, die bei den folgenden Standardsituationen zum Einsatz kommen können:
- Auftrag angelegt (Info für den Besitzer des Objekts)
- Termin verschoben (Info für den Bewohner des Objekts)
- Auftrag ausgeführt (Info für den Besitzer/Betreuer des Objektes)
- Ware bestellt, Lieferung voraussichtlich… (Info für den Besitzer)
- Ware eingegangen, neuen Termin vereinbaren (Info mit dem Bewohner)
- Lieferung verzögert sich, zugesagt zum… (Info für den Besitzer)
Unabhängig von den obigen Standardsituationen können Sie bei einem Auftrag jederzeit den Button ‚Kundeninfo‘ wählen, um eine SMS oder E-Mail zu versenden. In diesem Fall kann ein beliebiger Baustein gewählt werden. Erwähnen möchten wir noch, dass in den Bausteinen über Platzhalter die Anrede und beliebige Informationen aus dem Kundendienstauftrag eingesetzt werden. Selbstverständlich kann jede E-Mail oder SMS auch mit weiteren individuellen Eingaben ergänzt werden. Auch diese Funktionen gehören zu einer modernen Auftragsverwaltung im Handwerk.
Label Service Sticker
Auf dem Label Service Sticker sind Ihre Kontaktinformationen, Ihr Firmenlogo und ein QR-Code abgedruckt. Bringen Sie ihn an den Anlagen Ihrer Kundschaft an. Bei Bedarf scannen die Kunden den Code ein und gelangen so zu einem Auftragsformular, das schon weiß, um welche Anlage es geht. Die Kunden hinterlassen eine Nachricht und schicken ggf. Fotos mit. Direkt im Anschluss legt Labelwin eigenständig einen Auftrag an.
Fotoanforderungslink
Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte: Wenn Informationen im Kundendienstauftrag fehlen, können Sie Ihrer Kundschaft einfach einen Anforderungslink zukommen lassen, um Fotos oder Auskünfte zu erbitten. Die Kundschaft folgt dem Link per Handy, gelangt zu einem Webformular mit Bildübertragungsfunktion – und fotografiert das Problem. Die Fotos treffen sofort im Handwerksbüro ein und werden automatisch dem richtigen Auftrag/Ticket zugeordnet.
Kunden-Kontaktformular
Wir haben das Modul Service-Sticker weiterentwickelt: Sie können jetzt ebenfalls einen neutralen Link erzeugen lassen, den Sie z.B. auf Ihrer Webseite unter „Kontakt“ einbinden. Beim Klick darauf öffnet sich ein Kontaktformular, welches Kunden oder Interessenten mit Kontaktdaten, Anliegen und ggf. Fotos ausfüllen können. Die Daten werden dann automatisch in Labelwin abgelegt.
Anlagen / Wartungen
Zu jeder Adresse lassen sich beliebig viele Anlagen erfassen. Zu jeder Anlage können Sie frei gestaltbare Karteikarte einrichten, deren Werte beim Ausdruck eines Kundendienstauftrages mit ausgegeben werden können. Kennzeichnen Sie einzelne Zeilen als Messwert, um so eine Historie entstehen zu lassen.
Kalender
Mit dem Kalender und der integrierten Terminplanung werden Aufträge direkt einem bestimmten Zeitpunkt und Mitarbeiter zugeordnet. Termine lassen sich einfach per Drag & Drop verschieben, und Aufträge in der Nähe werden in lila hervorgehoben, um Fahrtzeiten zu minimieren. Zusätzlich können Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge bequem im System planen und einreichen. Die Kalenderansicht zeigt sofort, wer wann abwesend ist, während Anträge transparent verfolgt und direkt im System genehmigt oder abgelehnt werden können. So bleibt die Auftragsplanung im Handwerk effizient und übersichtlich.
SMS-Dienst
SMS-Versand: direkt aus der Labelwin-Software heraus über das Internet. Schnell und günstig. Mit dem Labelwin-SMS-Service klappt das Versenden per Mausklick direkt aus dem Adressbuch und dem Kundendienstmodul. Kein Suchen nach der Handynummer, kein mühsames Tippen auf der Handytastatur. Inklusive Protokoll und Versandbestätigung. Alles natürlich werbefrei.
Kundendienst-Checklisten
Kundendienst-Checklisten machen Wartungen und Instandhaltungen von Anlagen übersichtlich. Techniker schreiben Anmerkungen in die Checklisten. Das Prüfprotokoll sorgt dafür, dass nichts vergessen wird. Am Ende geht alles automatisch in die Anlagenhistorie, in die Auftragsvergabe und die Rechnungsstellung über. Checklisten sind auch für Label Mobile verfügbar: für eine lückenlose Anlagenhistorie ohne zusätzliche Erfassung und Auftragsverwaltung im Handwerk.
VDMA-Checklisten
VDMA-Einheitsblätter können in Labelwin als Checklisten angezeigt und abgearbeitet werden. Eigens dafür gibt das Zusatzmodul “VDMA-Checklisten”.
Weitere Labelwin-Module
Kundeninformationssystem (CRM)
Das Labelwin Kundeninformationssystem zeigt alle dokumentierten Informationen über Ihre Kunden auf einen Blick. Und zwar genau dann, wenn der Kunde anruft!
Aufgabenverwaltung / Ticketsystem
Die Aufgabenverwaltung optimiert Ihre interne Kommunikation und funktioniert wie ein digitaler Notizzettel, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben.
Projektverwaltung
Die Projektverwaltung ist Ihr digitaler Aktenordner! Hier verwalten Sie alle Geschäftsvorgänge in Projektordnern – ob Bauvorhaben oder Baustelle.
Kundendienst
Effizienz im Kundendienst, zufriedene Mitarbeiter und Kunden: Im Kundendienstmodul werden Ihre KD-Aufträge erfasst, terminiert und bearbeitet.
Chat
Mitarbeiter können sich untereinander über Labelwin und Label Mobile Nachrichten schicken. Alles wird direkt in der Software dokumentiert und Kundenvorgängen zugeordnet.
Künstliche Intelligenz
Getippte oder diktierte Texte können überarbeitet und verbessert werden. Fehler werden korrigiert, gesprochene oder geschriebene Texte übersetzt oder mit ein paar Vorgaben selbst geschrieben.
Zeiterfassung / Lohn
Effiziente Zeiterfassung: In Labelwin werden Zeiten mitarbeiter- und projektbezogen erfasst und ausgewertet. Auch mobil gebuchte Zeiten werden hier geprüft.
Controlling / Auswertungen
Geschäftsprozesse immer im Blick: das Controlling-Modul kann aktuelle Eckdaten Ihrer Kostenträger jederzeit ermitteln und nach Ihren Wünschen ausgeben.
Buchhaltung
Sparen Sie Zeit und Geld mit digitaler Buchhaltung! Verwalten und Prüfen von Rechnungen, Auswertungen, digitale Übergabe an den Steuerberater, usw. – auf Knopfdruck!
Dokumentenverwaltung
Verwalten Sie Ihre Dokumente mit Labelwin: Dokumente in gängigen Dateiformaten können im Programm abgelegt und mit Vorgängen verknüpft werden.
Digitale Archivierung
Organisieren ohne Zettelwirtschaft: Mit der digitalen Archivierung stehen alle Dokumente sofort für alle berechtigten Mitarbeiter zur Verfügung.
Prüfmodule
Prüfmodule erleichtern Prozesse: automatisierte Prüfung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Arbeitszeiten und mehr. Schnell und transparent.
Lager / Bestellwesen
Organisieren Sie Ihr Lager mit der Lagerverwaltung und überwachen Sie darauf aufbauend automatisiert Ihr Bestellwesen – einfach und übersichtlich.
Technisches Gebäudemanagement
Mit TGM verwalten Sie Wartungen und Instandhaltungen in kleinen und großen Komplexen – vom Firmengebäude bis zum Flughafen
Zusatzmodule
Diese Module erweitern die Labelwin-Pakete Starter, Profi und Profi Plus und lassen sich beliebig zusammenstellen.
News & Presse
Neues Gesetz zur Empfängerüberprüfung
Ab dem 9. Oktober 2025 tritt ein neues Gesetz für Banken und Sparkassen zur Prüfung des Kontoinhabers in Kraft. Label Software ist vorbereitet.
Der Abhol-Ident: eine kleine, aber feine Unterstützung
Die Wienströer Sanitär- und Heizungstechnik GmbH berichtet, wie wichtig eine scheinbar 'kleine' Funktion wie der Abhol-Ident für das Tagesgeschäft ist.
Label wird 40 Jahre!
Und zu diesem Anlass haben uns unsere Kunden zahlreiche Glückwünsche geschickt!
Die Zahlen immer im Blick
Aljoscha Metzler von der Metzler Sanitär- und Heizungstechnik setzt auf effiziente Abläufe und Arbeitsersparnis durch eine gute Vor- und Nachkalkulation.
Unternehmensgründung: Digital von Anfang an
Dia KKA berichtet: Für den Betrieb RERA Energieeffizienz kam eine Neugründung nur mit digitaler Unterstützung in Frage.
Medienecho „Label Chat“
Die Fachpresse berichtet: Die Integration eines Chats in Labelwin und Label Mobile stößt auf großes Interesse.
Morgens beim Kunden, Abends die Rechnung
Die Hans Wiese GmbH berichtet: Mit Label Mobile hat sich seit der Einführung Vieles zum Besseren gewandt.
Dokumentation von Wartungsarbeiten
Der Betrieb Wurth S+H GmbH & Co. KG nutzt zum strukturierten Abarbeiten der Wartungen die KD-Checklisten.
Modern Gründen: Digital, schnell, erfolgreich
Das Sanitärjournal berichtet: Die Brüder Schmitt setzen bei ihrer Gründung auf den Erfolgsfaktor Digitalisierung.
Label Mobile 2.4.0
Die neueste App-Version steht ab sofort in den App-Stores bereit und verspricht zahlreiche neue Funktionen!
Premium-Partnerschaft
Label Software ist ab sofort offizieller Premium-Partner der DigitalBox der GC-Gruppe.
Organisation und Digitalisierung im Projekt- und Wartungsgeschäft
Die IKZ berichtet: Die Firma Litwin ist dank Softwareunterstützung organisierter und strukturierter denn je.
In den folgenden Fachmagazinen wurde unter anderem über die Auftragsverwaltung im Handwerk berichtet:
