Projektverwaltung

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Kennen Sie noch die Regalwände aus Aktenordnern im Büro bei einer klassischen Papierverwaltung? Jedes Dokument muss dabei ausgedruckt im passenden Ordner abgelegt werden. Unsere Projektverwaltung hat dieses Prinzip in die digitale Welt übertragen: Ein Projekt bei Label entspricht einem Aktenordner. Ohne Projektzuordnung kann kein Dokument angelegt und keine Arbeitszeit gebucht werden. Das Projekt-Modul ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Software.

Das Programm bietet Ihnen die Archivierung aller Geschäftsvorgänge in Projektordnern. Ein solches Projekt kann alle Vorgänge / Dokumente eines größeren Bauvorhabens enthalten oder aber auch ein Sammelordner für alle Kleinaufträge oder Angebote sein. So legen z. B. viele Betriebe die Angebote zunächst in einem Sammelprojekt ab. Erst nach Auftragsvergabe wird ein spezielles Baustellenprojekt eingerichtet und das Angebot aus dem Sammelordner ins neue Projekt verschoben.

Die Projektverwaltung hat zwei Schwerpunkte: Zum einen die Dokumentenverwaltung und zum anderen die Auswertungsmöglichkeiten einer Baustelle. Wir reden hier bewusst nicht von Nachkalkulation, sondern von Begleitkalkulation. Eine Baustelle muss kontinuierlich überwacht werden, denn nur dann besteht die Chance gegenzusteuern. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass alle Auswertungen „nebenher“ entstehen. Es gibt keine spezielle Erfassung von Auswertungsdaten, keine doppelte Erfassung, alles entsteht durch das Tagesgeschäft.

Die Projektverwaltung ist in allen Labelwin-Paketen enthalten. Dieses Modul ist ebenfalls in der App Label Mobile verfügbar.

Das Projektdatenblatt

Wenn Sie einen neuen Papierordner verwenden wollen, werden Sie auf den Ordnerrücken das Thema schreiben. Dies entspricht dem Ausfüllen eines Projekt-Datenblattes. Hier werden Kopfdaten der Baustelle erfasst. Wie ausführlich das Datenblatt ausgefüllt wird, hängt vom Benutzer und dem Sinn des jeweiligen Projektordners ab.

Übergreifende Projektauswertungen
Über den Bereich „Zuordnungen“ werden die Projekte mit Merkmalen versehen, über die eine Auswertung erfolgen kann. Die Beschriftung und Art der Zuordnungen können Sie selbst festlegen. So lassen sich z. B. der Erfolg aller Projekte eines Baubetreuers, der Erfolg von Ausschreibungen im Vergleich zu eigenen Angeboten oder aber der Erfolg eines Bereiches wie z. B. Sanitär betrachten.

Projektadressen
Einem Projektordner können alle am Projekt beteiligten Adressen zugeordnet werden. Das sind neben dem Standard für Objektadressen, Rechnungsanschrift, Planer usw. beliebig viele weitere Adressen für alle an der Baustelle beteiligten Firmen. Das kann der Trockenbauer, Isolierer, Schornsteinfeger, Statiker usw. sein. Der Fokus liegt auch hier darauf, die Reibungsverluste zu reduzieren. Wenn die Adressen der Beteiligten im Projekt eingetragen sind, gibt es weniger Nachfragen und eine bessere Informationspolitik. Auch beim Versenden einer E-Mail können die Empfänger blitzschnell aus der Liste der Projektbeteiligten ausgewählt werden. Bei der Anlage von neuen Dokumenten stehen die Projektadressen ebenfalls zur Verfügung. Besonders wichtig ist diese Hinterlegung auch, wenn irgendwelche Abstimmungen mit den anderen Baubeteiligten erforderlich sind. Der Anruf kann direkt aus dem Programm heraus gestartet werden.

Weitere Vorgaben
Auf den weiteren Karteiseiten des Datenblattes können Sie diverse Vorgaben für neue Dokumente festlegen. Die können beispielsweise Erlöskonten, Fahrzonen, die Versteuerung von Abschlagsanforderungen (Soll/Ist), projektspezifische Bewertungsfaktoren und viele andere sein. Hier geht es darum, möglichst viele Einstellungen vorzugeben, um die Arbeit zu beschleunigen und weniger Fehler zu machen.

Angebote, Rechnungen, Bestellungen …

Hier geht es um Dokumente auf der Basis von Artikelpositionen. Die Erfassung von Positionen ist identisch bei allen Dokumenten, egal ob es sich dabei um ein Angebot, eine Rechnung, eine Bestellung, ein LV oder Ähnliches handelt. Während der Erstellung kann in der Liste der erfassten Positionen geblättert, gelöscht und eingefügt werden. Alle Texte und Preise können aus den Artikelstammdaten geholt werden. 

Angebotsvorlagen Uebersicht Labelwin

Angebotsvorlagen

Angebotserstellung mit Vorlagen: In Labelwin stehen Ihnen mehr als 8.500 einfache, für den Endkunden verständliche, Leistungstexte mit 34.000 unsichtbaren Unterpositionen zur Verfügung. Damit lassen sich Angebote blitzschnell zusammenklicken – leicht & schnell für den Betrieb, klar & verständlich für den Kunden.

Gestaltung von Papier-Ausdrucken

Die Anpassung der Druckausgaben erfolgt mit einem Reportgenerator, der eine völlig freie Formulargestaltung zulässt. Ähnlich wie bei der Textverarbeitung Word können Grafiken im Briefkopf eingefügt, beliebige Schriftarten und Größen verwendet werden. Alle in der Datenbank hinterlegten Datenfelder lassen sich sehr einfach in das Dokument einfügen. Die Ausgabe kann in der Vorschau auch in identischer Darstellung auf dem Bildschirm gezeigt werden.

Kalkulation

Die Kalkulationsübersichten in Labelwin sind immer aussagekräftig. Sie sind individuell anpassbar, egal ob für den Umbau, Neubau oder die LV-Bearbeitung. Es können beliebig viele Kalkulationseinstellungen gespeichert werden (für Projekte, Aufträge oder einen speziellen Kunden). Auch die Kalkulation mit Vollkosten ist durchgängig möglich.

Umkalkulationen in jede Richtung sind möglich, ebenso kundenspezifische Preis-Kalkulationen.

Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen

Wenn Betriebe große Projekte abwickeln, ist die rechtzeitige Erstellung von Abschlags- oder Teilrechnungen überlebensnotwendig. Labelwin zeigt Ihnen, wann immer erforderlich, eine Übersicht der bisher gestellten Forderungen und Zahlungseingänge auf der nächsten kumulierten Rechnung an. Übersichtsinhalte entstehen automatisch im Arbeitsalltag. Sie können sich auch den Stand der Kosten und Erlöse Ihrer Projekte ausgeben lassen und sie mit anderen Tools, z. B. mit Excel-Diagrammen (siehe Bild), weiterverarbeiten.

Labelwin: Zeitprüfung

Checklisten / Projektablaufplanung

Checklisten sind nützliche Helfer im Arbeitsalltag: Wer sich beim Arbeiten im Handwerksbetrieb an Checklisten orientiert, gewinnt Zeit, ist besser organisiert und lebt in der Regel stressfreier. Mit Hilfe von Vorlagen, die Sie an spezielle Situationen anpassen können, werden Schritte und Verantwortliche eines Projektes festgelegt und abgearbeitet. Arbeitsabläufe können detailliert beschrieben und strukturiert werden. Sobald ein Punkt erledigt ist, erhält er einen grünen Haken.

Matrix / Tabellenauswahl

Mit dem Modul Tabellenauswahl können Sie Katalog-Bestellungen, die sich oft wiederholen, zügig und unkompliziert abwickeln.

Tabellenauswahl Matrix

Weitere Labelwin-Module

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Label Mobile

Dieses Modul ist auch in der App Label Mobile enthalten. Zu den Projekten

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