Die H. Knapmeier GmbH aus Bielefeld besteht seit 1931 und wird durch Jürgen Knapmeier und seinem Sohn Pascal Knapmeier in 3. bzw. 4. Generation geführt. Der Schwerpunkt des Unternehmens liegt in der Sanierung von Heizungsanlagen und Bädern. „Wir werden gerufen, wenn die Zeit gekommen ist, dass die Heizung oder das Bad ausgetauscht werden müssen“, so Pascal Knapmeier. Seit 1999 nutzt der Betrieb die Handwerkersoftware Labelwin und seit 2022 auch die App Label Mobile.
„Wir legen gerade richtig los mit der Digitalisierung! Aufgrund des Betriebsalters haben wir einige Abläufe, sich über die Jahre gebildet haben, aber unter heutigen technischen Möglichkeiten noch einmal neu gedacht werden sollten. Labelwin haben wir leider bisher nicht in vollem Umfang genutzt – das wollen wir jetzt ändern. Wir stellen gerade unsere betrieblichen Abläufe nach und nach auf den Prüfstand und schauen, an welchen Stellen wir noch digitaler werden können.“
Sein Ziel dabei ist klar: Selbstständigeres Arbeiten der Monteure und dadurch geringerer Einsatz von Arbeitszeit im Büro. Als eine der ersten Maßnahmen in diesem Jahr wurde vor einigen Monaten die Zeiterfassung in Labelwin in Kombination mit Label Mobile eingeführt. „Vor der digitalen Zeiterfassung haben die Monteure das verbrauchte Material und ihre Stunden auf einem Zettel geschrieben. Das Ganze haben wir dann von den handgeschriebenen Zetteln in den Computer eingetickert. Jetzt läuft alles über Label Mobile: wie lange war der Monteur vor Ort? Wie lange hat er gebraucht, um das Auto ein- und auszuladen, hin- und zurückzufahren, wie lange war die Rüstzeit? Das trägt er jetzt alles über die Leistungserfassung in der App selbstständig ein. Der Monteur kann auch direkt seine Überstunden- und Schmutzzulage eintragen. Die Zahlen werden automatisch in den entsprechenden Auftrag in Labelwin übernommen. Dadurch sparen wir uns sehr viel Zeit im Büro – und viel Stress“, erzählt uns Pascal Knapmeier begeistert. „Bei der manuellen Erfassung gab es ab und zu Kundenbeschwerden, weil wir uns nicht jedes Mal die Zeit vor Ort unterschreiben lassen haben. Der Monteur war nach Meinung des Kunden nur 1 Stunde da, auf der Rechnung stehen aber 1,5 Stunden. Da wird manchmal vergessen, dass wir ja noch jeweils fünfzehn Minuten hin und zurück fahren müssen. Jetzt trägt der der Monteur die Zeiten und Zulagen direkt vor Ort in die App ein, wie sie auch später in der Rechnung auftauchen werden. Den abschließenden Bericht bekommt der Kunde vorgelegt und segnet ihn mit seiner Unterschrift ab. Dieses unterzeichnete Dokument ist danach automatisch jederzeit abrufbar in der Software gespeichert.“
Dank der digitalen Zeiterfassung hat Pascal Knapmeier auch jederzeit einen tagesaktuellen Projektstand. „Alle unsere Aufträge werden in digitalen Projektordnern zusammengefasst. Dadurch, dass die Monteure ihre Zeiten direkt in das jeweilige Projekt buchen, kann ich z. B. bei 50 Prozent Projekterledigung prüfen, wie viel Zeit haben wir schon in den Arbeitsbereichen an Zeit verbraucht haben und wie viel laut Angebot veranschlagt wurden. Wir haben keine Pauschalangebote, sondern rechnen den tatsächlichen Stundenaufwand ab. Ich sehe in der Label Projektverwaltung bei Bedarf sofort, wo es zeitlich nicht ganz hinhaut und kann mich beim Kunden melden und klären,wenn ein Projekt aufgrund z. B unvorhersehbarer oder zusätzlicher Arbeiten teurer wird. Dadurch hat man vor der Rechnungsstellung schon die Kommunikation und der Kunde fällt nicht aus allen Wolken. Das ist echt ne coole Funktion.“
Insgesamt ist die Firma Knapmeier sehr zufrieden mit der digitalen Prozessoptimierung im Unternehmen. „Wir sind auf einem sehr guten digitalen Weg. Allein die Umstellung der Zeiterfassung spart uns schon viel Arbeit und Zeit. Auch die Kommunikation mit unseren Kunden wird einfacher und transparenter.“